Molti proprietari di piccole imprese scoprono che conservare le loro forniture per ufficio in aree diverse comporta una perdita di tempo e denaro. Le forniture possono diventare rapidamente disorganizzate o perse, con conseguenti problemi di tracciabilità dell’inventario delle forniture. Un’area di forniture per ufficio gestita e centralizzata semplifica il processo di immagazzinamento, localizzazione, erogazione, monitoraggio e rifornimento delle scorte. Aiuta anche a prevenire il furto di forniture da parte dei dipendenti che spesso si verifica quando tutti in un ufficio hanno libero accesso alle forniture per ufficio.
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Fai l’inventario delle tue scorte. Contare tutti i materiali di consumo, dividerli in categorie come “Forniture da scrivania” o “Forniture per stampante” e creare un foglio di calcolo che delinei il numero di materiali di consumo per tipo.
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Seleziona un punto in cui mettere le scorte, come una stanza vuota o un armadio chiuso a chiave in un’area aperta dell’ufficio.
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Preparare l’area centralizzata per i rifornimenti. Se hai scelto una stanza vuota, installa armadi, librerie e scaffali in stile porta e cassetti. Se hai scelto un’area aperta, installa un armadietto a porta chiusa a chiave abbastanza grande da contenere tutte le scorte.
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Trasferire le provviste nell’area in modo da organizzarle per tipologia e ottimizzare lo spazio. Ad esempio, collocare articoli da scrivania sfusi come penne, pennarelli, graffette, punti metallici e nastro adesivo in contenitori trasparenti con etichetta nei cassetti estraibili o sugli scaffali centrali invece di scatole di cartone per un’identificazione più rapida. Posizionare scatole grandi o pesanti sui ripiani inferiori o sul pavimento per un migliore accesso.
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Blocca l’area di stoccaggio quando hai finito di trasferire i materiali di consumo.
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Creare una politica che delinei come i dipendenti dovrebbero richiedere le forniture. Ad esempio, potresti chiedere ai dipendenti di inviarti le loro richieste via email.
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Inviare tramite e-mail la nuova politica di richiesta di forniture ai dipendenti e pubblicarla nelle aree comuni.
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Pianifica un incontro con i tuoi dipendenti per esaminare la nuova politica. Se la tua azienda ha personale di gestione, incontra i manager per esaminare la politica e poi invitali a incontrarsi con il resto dei tuoi dipendenti per discutere la politica e rispondere a eventuali domande.