La tua attività si basa sulle vendite, sui rapporti con i clienti e sulla gestione finanziaria, ma non trascurare l’importanza di graffette, cucitrici e pennarelli. Le forniture per ufficio possono sembrare una considerazione aziendale minore fino a quando non devi inviare una proposta importante per rispettare una scadenza e scoprire che hai finito le buste. Vale la pena di organizzare le tue scorte e stabilire un sistema di rifornimento efficace. Un armadio per ufficio ben organizzato può ridurre al minimo il mal di testa quotidiano e forse anche salvare la tua presentazione.
Fare il punto
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Fai un elenco delle forniture di routine di cui hai bisogno nel tuo ufficio in base alle cose ovvie che usi, come carta, cucitrici e cartelle, oltre agli articoli già nel tuo armadietto delle forniture.
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Controlla gli spazi dei dipendenti come scrivanie e cassetti come promemoria di altri oggetti usati nel tuo ufficio. Esamina il tuo personale per gli articoli che usano regolarmente che potresti aver trascurato e chiedi quali sono le forniture di cui hanno bisogno o che vorrebbero avere.
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Conservare l’elenco in archivio per fungere da elenco di controllo per l’ordinazione dei materiali di consumo. Aggiungere nuovi elementi all’elenco in base alle necessità. Rimuovi gli elementi che l’ufficio non utilizza più.
organizzare
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Assegna a qualcuno il compito di smistare le forniture per ufficio esistenti.
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Liberare spazio nell’armadio delle scorte, facendo abbastanza spazio in modo che nulla sia nascosto alla vista o di difficile accesso.
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Prendi in considerazione l’utilizzo di bidoni, contenitori e organizzatori per contenere piccoli oggetti. Puoi utilizzare oggetti di uso quotidiano per riporli, come tazze per penne e matite, o acquistare contenitori di dimensioni ottimali da un negozio di forniture per ufficio. Etichettare i contenitori per mantenere il tuo spazio organizzato.
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Crea una disposizione logica per le tue provviste, se lo spazio lo consente. Ad esempio, gli articoli per la scrivania possono essere su uno scaffale, i materiali di consumo della stampante su un altro e i materiali di presentazione su un terzo.
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Utilizzare aree di stoccaggio alternative quando appropriato. Ad esempio, tieni le risme di carta vicino a stampanti e fax anziché nell’armadio delle forniture. Allo stesso modo, i prodotti per la pulizia possono essere conservati sotto un lavandino o in un’area di servizio.
ripopolamento
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Ordina le scorte iniziali mancanti o in esaurimento in modo da poter iniziare con un armadio di scorte ben fornito.
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Crea un semplice sistema per il rifornimento. Ad esempio, pubblica un appunti con l’elenco dei materiali di consumo e chiedi al personale di controllare gli articoli poiché le scorte stanno per esaurirsi. Puoi anche designare una sola persona per tenere traccia delle forniture e riordinare quando necessario.
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Controlla la tua “velocità di combustione” sui materiali di consumo per assicurarti che gli oggetti non scompaiano più velocemente di quanto dovrebbero. Se necessario, ricorda al personale che le forniture sono per uso ufficio, non per compiti personali.