Quando crei un nuovo ufficio fisico per la tua nuova attività, dovrai prendere alcune decisioni riguardanti il tuo ambiente di ufficio. Il modo in cui configuri il tuo ufficio può avere un effetto diretto sui tuoi dipendenti e sul processo di lavoro. Quando si prendono decisioni sul proprio ufficio, è utile iniziare con un piano standard per l’ambiente dell’ufficio, quindi innovare ed espandere il piano per soddisfare le proprie esigenze specifiche.
Considerazioni
Prima di iniziare a prendere decisioni riguardanti il proprio ambiente di ufficio, è importante considerare innanzitutto il numero di dipendenti e l’ubicazione generale dell’ufficio. Consulta il tuo piano aziendale come guida e fai ricerche sullo spazio ideale richiesto per dipendente per il tuo tipo di azienda (vedi Risorse). Assicurati che lo spazio ufficio che affittate sia sufficiente per ospitare comodamente tutti i tuoi dipendenti. Molte località hanno anche regole rigide sul numero massimo di occupanti di un edificio o di uno spazio, quindi controlla con il tuo ufficio comunale locale o potenziale locatore prima di firmare i documenti.
Design
Il design dell’ufficio è una considerazione importante per un nuovo proprietario di una piccola impresa. Alcune aziende scelgono un design dipartimentale aperto di base, con gruppi di dipendenti in varie aree dell’ufficio (senza pareti), mentre altre preferiscono un formato di cubicolo più privato. La scelta del design dell’ufficio dipende da una serie di fattori, tra cui il livello di rumore dell’ufficio, la cultura dell’ufficio, lo spazio disponibile e le esigenze e le mansioni specifiche dei dipendenti. Ad esempio, se si impiegano professionisti delle vendite o addetti al call center, le barriere create dai cubicoli possono aiutare a impedire che le conversazioni si incrocino.
Caratteristiche
Un ambiente di ufficio standard contiene mobili e attrezzature necessarie per condurre attività commerciali comuni. Questi articoli includono scrivanie, sedie, pareti di cubicoli, sistemi telefonici e cavi, fax, fotocopiatrici, tavoli per sale conferenze, sistemi informatici e schedari. Alcuni stati hanno anche regole riguardanti il livello di comfort che un datore di lavoro deve fornire ai suoi dipendenti in ufficio, in particolare se qualcuno ha una condizione medica, quindi l’ambiente dell’ufficio può includere anche un sistema di aria condizionata e riscaldamento.
avvertimento
L’American Society of Heating, Refrigerating and Air-Conditioning Engineers, esprime preoccupazione per le emissioni dell’ambiente dell’ufficio. I mobili per ufficio utilizzati in alcuni luoghi possono emettere composti organici volatili o VOC. Le emissioni provengono anche dalle fotocopiatrici e da altre macchine utilizzate nel corso degli affari quotidiani. A causa di queste possibili emissioni, è importante che l’ambiente dell’ufficio sia il più aperto possibile per consentire all’aria pulita di ventilare i locali.
Expert Insight
L’ambiente dell’ufficio a volte può essere correlato alle prestazioni e alla comunicazione dei lavoratori, secondo Thomas H. Davenport, direttore della ricerca per Babson Executive Education e autore di “Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know”. Ha contribuito a condurre uno studio sugli ambienti d’ufficio che ha scoperto che alcuni tipi di lavoratori preferiscono lavorare in spazi chiusi ma comunicano meglio in ambienti aperti. Ha anche rivelato che quanto più vicini sono i lavoratori, tanto più è probabile che comunichino tra loro.