Anche se la tua azienda utilizza un client di posta elettronica proprietario o dispone già di un altro sistema per la messaggistica, potresti trovare diverse funzioni all’interno di Microsoft Outlook vantaggiose per l’azienda. Outlook è la parte client di posta elettronica della suite Microsoft Office e sebbene faciliti tutto, dai messaggi di posta elettronica agli inviti alle riunioni, funziona in modo simile ad altri programmi della suite. Esplora le funzionalità che Outlook ha da offrire alla tua azienda e presto riceverai il messaggio.
Comunicazione
Microsoft Outlook facilita la comunicazione in diversi modi. Il più grande è, ovviamente, tramite e-mail. Con un clic del menu “Nuovo” sulla barra multifunzione, è possibile generare un messaggio pronto per la posta elettronica. Outlook consente miglioramenti come allegati, sfondi e temi, file di firme e, in alcuni casi, la possibilità di vedere se le persone a cui stai inviando messaggi di posta elettronica sono attualmente online all’interno della rete aziendale. Attraverso un’interfaccia che risulterà molto familiare a chiunque abbia lavorato in altri prodotti Suite come Word o Excel, potrai personalizzare le tue email cambiando il font, aggiungendo il logo della tua azienda e specificando colori differenti.
Organizzazione
Sebbene un calendario possa essere la prima cosa che viene in mente durante il brainstorming di modi per organizzarsi, Outlook offre diverse funzioni per rimanere organizzati. Ha un calendario altamente configurabile, che si trova facendo clic sul pulsante “Calendario” in basso a sinistra dell’area di lavoro. È possibile configurare la visualizzazione del calendario per mostrare dettagli giornalieri, settimanali e mensili, nonché riunioni con coordinate di colore. Un altro modo in cui Outlook ti consente di rimanere organizzato digitalmente è il suo elenco di contatti. Il pulsante “Contatti” si trova proprio sotto il pulsante “Calendario” e ti consente di registrare quanto più o meno come preferisci. Aggiungi biglietti da visita digitali o inserisci le informazioni a mano. Sebbene Outlook venga fornito con diverse cartelle di posta elettronica per impostazione predefinita, come “Inviati” e “Elementi salvati”, è possibile aggiungerle, eliminarle e organizzarle come meglio si adatta alle proprie esigenze. Crea cartelle per archiviare i messaggi di posta elettronica a cui devi indirizzare, le domande dei subordinati, i briefing dei concorrenti e qualsiasi altra cosa che rimuova il disordine dalla finestra principale del messaggio di posta elettronica.
Tracking
Può sembrare che una volta inviata un’e-mail nell’etere, non si sappia mai se ha raggiunto l’obiettivo prefissato. Una delle funzioni offerte da Outlook è la conferma. Dopo aver aperto una nuova e-mail facendo clic sul pulsante “Nuovo” o “Messaggio di posta”, fare clic sulla scheda “Opzioni” nella finestra “Senza titolo – Messaggio”. Due funzioni sono a tua disposizione qui. Seleziona la casella “Richiedi una ricevuta di consegna” sulla barra multifunzione per scoprire quando il tuo messaggio è arrivato nella casella di posta in arrivo del destinatario. Seleziona la casella “Richiedi una ricevuta di lettura” per ricevere una notifica quando il destinatario apre effettivamente il messaggio di posta elettronica. Sebbene queste funzioni non siano garantite – i destinatari possono impostare un’opzione per non inviare una conferma di lettura – possono rivelarsi utili. Se il monitoraggio è comune o importante per la tua azienda, puoi configurare Outlook per tenere traccia di tutti i messaggi nella sezione Gestione messaggi.
Lavoro di squadra
Molte funzioni di Outlook ti consentono di collaborare con i tuoi dipendenti, supervisori e altri colleghi. Configurare riunioni utilizzando la funzione di invito alla riunione di Outlook. Non solo informerai immediatamente gli invitati che è richiesta la loro partecipazione, ma potrai anche tenere traccia di chi accetta o rifiuta, nonché controllare in anticipo i programmi degli ospiti per una pianificazione ottimale. Puoi anche sfruttare la funzione Condividi il mio calendario di Outlook. Ciò ti consente, dopo che entrambe le parti hanno accettato la condivisione, di visualizzare gli orari di lavoro dei dipendenti, vedere quando entreranno e usciranno dall’ufficio, controllare gli appuntamenti e altro ancora. Approfitta della funzione Richiesta attività, che si trova nel menu “Nuovo” sulla barra multifunzione, per assegnare il lavoro.