L’elaborazione di un libro paga ogni settimana o due richiede molto tempo. Se gestisci una piccola impresa, potrebbe non essere possibile creare un reparto speciale per gestire le attività di gestione stipendi. Fare un accordo sui salari con una società di servizi sui salari è un’alternativa da esplorare. L’esternalizzazione delle faccende del libro paga può farti risparmiare denaro e liberare il tuo tempo per attività più produttive.
Descrizione
Un accordo sui salari è l’accordo contrattuale con cui un’azienda concede a un’impresa di servizi sui salari l’autorità di elaborare le buste paga dei dipendenti, erogare gli stipendi e rimettere le imposte sui salari. Alcuni contratti sui salari includono funzionalità opzionali che consentono di adattare la disposizione alle proprie esigenze. Ad esempio, un servizio di libro paga può offrire il deposito diretto degli stipendi dei dipendenti e la verifica dei numeri di previdenza sociale. Se hai esigenze specifiche, potresti essere in grado di organizzare un’assicurazione medica extra per i dipendenti, un risarcimento dei lavoratori o un conto di risparmio sanitario.
Responsabilità
L’accordo sui salari precisa le responsabilità del datore di lavoro e del fornitore di servizi sui salari. In base ai termini di un tipico contratto sui salari, in qualità di datore di lavoro, inviate alla società di servizi del libro paga le informazioni sulle ore lavorate, sulle variazioni delle tariffe salariali e sugli importi guadagnati con regolarità. È inoltre necessario depositare fondi sufficienti in conti dedicati per coprire il proprio libro paga e versare le imposte sui salari trattenute e autorizzare la società di servizi sui salari a effettuare pagamenti da questi conti per proprio conto. Le società di servizi sui salari calcolano gli importi degli stipendi, emettono gli assegni e inoltrano le tasse sui salari alle competenti agenzie governative federali, statali e locali.
Benefici
Per molte piccole imprese, il costo di un contratto sui salari è meno costoso rispetto al lavoro interno. Oltre al risparmio sui costi, esternalizzare il tuo libro paga può ridurre gli errori e assicurare che gli stipendi vengano elaborati ed emessi in tempo. Le società di servizi sui salari possono permettersi di assumere specialisti fiscali e mantenere risorse dedicate che potrebbero essere troppo costose per un piccolo imprenditore; non dovrai stare al passo con i frequenti cambiamenti nelle norme e procedure fiscali. Molti servizi di libro paga pagheranno sanzioni derivanti da eventuali errori che commettono. La tua azienda è comunque legalmente responsabile di tutti i salari e le tasse dovute.
La scelta di un servizio di libro paga
Valutare attentamente un servizio di libro paga prima di firmare un accordo. Scopri come vengono calcolati i costi. In genere, si paga in base al numero di dipendenti, ma potrebbero essere applicati costi aggiuntivi. Ottieni referenze da altre aziende. Cerca un servizio di libro paga che abbia la reputazione di un buon servizio clienti, consegne puntuali e accuratezza. Chiedere con quanto anticipo è necessario fornire informazioni su salari e orari. Avrai bisogno di un sistema facile da usare per “chiamare” le informazioni. Richiedi un periodo di prova o una prova gratuita prima di impegnare la tua azienda in un contratto. Infine, leggi attentamente il contratto e assicurati di comprendere i tuoi diritti e le tue responsabilità ai sensi del contratto sui salari.