Le aziende fanno affidamento su dipendenti aggiornati ed energici. Il tempo libero dal lavoro per problemi familiari, ferie o malattia consente ai lavoratori di soddisfare le esigenze personali e di prendersi una pausa dal loro programma di lavoro standard. Vengono utilizzati principalmente due formati di benefici per il tempo libero. Un modello di autorizzazione più vecchio fornisce ai lavoratori periodi di ferie e un’assegnazione separata del tempo di malattia. Un nuovo formato di benefici chiamato tempo libero retribuito, o PTO, offre una banca di giorni utilizzata a discrezione di un dipendente. Stabilire un programma PTO di successo richiede di legare le esigenze aziendali alle regole e ai processi PTO.
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Esamina i requisiti legali, gli accordi sindacali, i mandati governativi o gli standard di settore per i permessi dei dipendenti. Usa queste informazioni come base per creare il tuo programma PTO.
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Analizza l’attuale modello di time-off utilizzato dalla tua azienda. Ottieni la percentuale di tempo libero per tutte le categorie e l’allocazione media per livello di dipendente e reparto. Usa questi calcoli per illustrare l’impatto delle modifiche ai periodi di ferie su finanza, manager e dirigenti.
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Sollecitare commenti e preoccupazioni da manager e dipendenti sull’attuale modello di permesso e il nuovo metodo PTO.
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Calcola il numero di giorni che i dipendenti riceverebbero nell’ambito di un programma PTO. I dipendenti dovrebbero guadagnare PTO a un tasso pari alla combinazione di ferie, assenze per malattia e giornate personali. I giorni consentiti possono variare in base al mandato o al rango dell’azienda.
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Scegli un metodo di guadagno PTO. I metodi comuni includono l’assegnazione della PTO basata su percentuale in base alle ore lavorate o l’assegnazione di un numero concreto di giorni PTO per ciascun periodo di retribuzione. Il metodo della percentuale aiuta a tenere conto dei lavoratori part-time e degli orari di lavoro non standard.
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Crea regole per il tempo libero. Imposta le politiche per le richieste di ferie, le assenze non giustificate, i requisiti di notifica del tempo di malattia, le politiche di rollover e la scadenza del PTO. Le regole dovrebbero incoraggiare i dipendenti a prendersi delle ferie in modo responsabile e ridurre al minimo le assenze non programmate per problemi di salute. Affronta in modo specifico il modo in cui i dipendenti possono prendersi delle ferie prima di guadagnare PTO per congedo per malattia o ferie, in particolare se alcune o tutte le PTO scadono alla fine dell’anno.
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Creare un metodo di conversione per trasferire il tempo libero guadagnato esistente alla nuova metodologia PTO. Stabilire una formula che possa essere applicata a tutti i dipendenti è il metodo più semplice. Assicurati che la formula stabilita funzioni con il tuo sistema di buste paga e con i requisiti contabili.
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Modifica il tuo sistema di gestione delle retribuzioni per riflettere la nuova politica PTO. Aggiorna i calcoli del sistema di back-end, le buste paga e tutti i rapporti di gestione e dipendenti.
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Redigere un promemoria da distribuire a tutti i dipendenti informandoli della modifica a un sistema PTO. Includere tutte le normative e una spiegazione del metodo di accumulo del tempo libero. Distribuire prima il promemoria ai dirigenti, quindi distribuirlo ai dipendenti di linea generale.
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Pianifica riunioni per rispondere a domande, dubbi o problemi con il nuovo sistema PTO. Monitorare tutti i problemi e correggere i problemi secondo necessità.