Man mano che le aziende escono dal periodo di avvio e si espandono sia in termini di dimensioni che di prodotti o servizi, le loro esigenze contabili e informative cambiano. La maggior parte delle start-up di piccole imprese inizia con un pacchetto di contabilità standard come Peachtree o QuickBooks ed esegue i rapporti contabili di base da loro. Quando l’azienda si ingrandisce e la pianificazione strategica diventa più critica, i proprietari e i manager hanno bisogno di informazioni finanziarie e operative più sofisticate su cui basare le loro decisioni.
Informazioni tempestive
Un sistema informativo gestionale deve fornire informazioni tempestive. Non è di alcuna utilità scoprire sei mesi dopo che le vendite in una particolare linea di prodotti o area geografica sono diminuite. I manager hanno bisogno di informazioni rapide su vendite, profitti e altre metriche importanti subito dopo che si verificano, al fine di apportare modifiche per evitare problemi in sospeso. Ad esempio, se un manager riceve un rapporto sulle vendite della scorsa settimana che indica che ci sono state pochissime vendite a Houston, può diagnosticare il problema; potrebbe essere un errore di spedizione, un problema di marketing o una delle tante altre sfide aziendali che possono essere risolte rapidamente una volta identificate.
Informazioni critiche a colpo d’occhio
È possibile avere un sistema informativo gestionale troppo robusto. Si è tentati di stampare e analizzare tutti i 300 rapporti che un sistema può generare; tuttavia, questo spesso si traduce in un sovraccarico di informazioni ed è probabile che un importante presagio di successo o fallimento possa essere perso nella montagna dei numeri. I numeri critici su cui un’azienda deve tenere sotto controllo devono essere accessibili a colpo d’occhio. Questi numeri devono essere in linea con i budget complessivi e gli obiettivi strategici dell’azienda per garantire che sia sulla buona strada.
Informazioni rilevanti
I numeri estratti da un sistema informativo gestionale devono essere quelli giusti. Ad esempio, se un’azienda vende diversi prodotti in diversi punti vendita al dettaglio, le informazioni prodotte dovrebbero mostrare i risultati sia per prodotto che per posizione. Avere solo numeri combinati per tutti i prodotti o tutte le impostazioni locali può nascondere i singoli problemi. Come per la necessaria semplicità del sistema, avere i numeri giusti implica l’allineamento del sistema di reporting con i fattori chiave di successo dell’azienda.
Formazione e istruzione continua
Un sistema informativo gestionale è forte quanto le persone che lo gestiscono e ne analizzano i risultati. I dipendenti dovrebbero ricevere una formazione continua sul sistema, inclusi gli aggiornamenti. Dovrebbero anche essere addestrati per comprendere a fondo cosa significano i numeri e come identificare un problema di produzione della birra. Il sistema dovrebbe avere una guida operativa in modo che i nuovi dipendenti possano imparare nel modo giusto quando iniziano, piuttosto che fare affidamento su altro personale per trasmettere le informazioni.