Una riunione finanziaria di fine anno dovrebbe coprire più del tuo bilancio finale. Questi incontri servono spesso come un modo per valutare le prestazioni in base alle proiezioni di inizio anno e aiutano a preparare gli obiettivi di budget e di vendita per l’anno successivo. Crea un’agenda per una riunione finanziaria di fine anno che ti porti dall’inizio dello scorso anno alla fine del prossimo anno.
Introduzioni
Inizia la riunione presentando i partecipanti se il gruppo ha persone che sono entrate a far parte dell’azienda dopo l’inizio dell’anno fiscale, nonché eventuali appaltatori, come un commercialista, un avvocato fiscale o un contabile certificato. Spiega il ruolo di ogni persona e perché partecipa alla riunione.
Proiezioni dell’anno precedente
Inizia la riunione con le proiezioni dell’anno precedente. Includere i dati relativi alle vendite e ai ricavi previsti, i dati sui crediti inesigibili previsti e sul servizio del debito, le spese generali previste, i costi di produzione e distribuzione e l’utile o la perdita annuale prevista.
Stato attuale
Rivedi l’attuale stato finanziario dell’azienda. Affronta ogni area che hai trattato nella tua revisione delle proiezioni dell’anno scorso. Ad esempio, confronta le vendite e i ricavi previsti con le vendite e i ricavi attuali. Se si tiene la riunione prima della fine dell’anno fiscale in corso, fornire le proiezioni annuali aggiornate per ciascuna categoria. Evita di analizzare le differenze tra le proiezioni dell’anno scorso e le prestazioni di quest’anno fino a quando non avrai completato tutti i confronti. Ciò consentirà ai partecipanti di vedere il quadro generale e quindi di decidere quali aree desiderano discutere in profondità.
Analisi
Rivedi e discuti le differenze tra le proiezioni di inizio anno e ciò che è realmente accaduto durante l’anno. Presentare le macro ragioni fornite dai responsabili di dipartimento competenti, consentendo loro di affrontare domande più specifiche del gruppo. Ad esempio, se le vendite sono in calo, potresti condividere con il gruppo che un nuovo concorrente è entrato nel mercato con prezzi inferiori. Se i membri del gruppo hanno domande in merito, possono chiedere al direttore delle vendite. In caso contrario, puoi andare avanti. Consentire a ciascun capo dipartimento di fornire prima l’analisi macro può portare alla presentazione di troppe informazioni e alla durata della riunione.
raccomandazioni
Stabilire un budget per ogni reparto o area per fornire consigli per migliorare le prestazioni dopo o come parte della parte di analisi della riunione. Ad esempio, se un nuovo concorrente con prezzi inferiori ha diminuito le tue vendite, discuti su come combattere la sfida e sollecita idee dal gruppo. Se il direttore delle vendite vuole tagliare i prezzi ma il tuo commercialista ritiene che i tuoi margini non lo consentano, il gruppo può chiedere ai rappresentanti amministrativi, di produzione e di distribuzione se possono tagliare i costi generali, di produzione o di spedizione.
Budget futuro
Dopo aver discusso la tua attuale situazione finanziaria, confrontarla con le tue proiezioni, analizzato i motivi di eventuali scostamenti e discusso le raccomandazioni per migliorare la performance finanziaria, discuti il budget del prossimo anno. A seconda dello scopo della riunione, potrebbe essere necessario preparare in anticipo il budget del prossimo anno. Ad esempio, se l’obiettivo della riunione è presentare il budget dell’anno successivo, è possibile salvare la parte dei consigli della riunione fino a dopo aver presentato il budget. Se la riunione è la prima riunione del budget per il prossimo anno, rispondi ai consigli prima di creare la prima bozza del nuovo budget.