Assistere alle riunioni è più facile quando i dipendenti sanno cosa aspettarsi. Lo sviluppo di una struttura di riunioni di routine per il tuo team o azienda garantisce che le riunioni rimangano concentrate e non perdano tempo prezioso che potrebbe essere speso lavorando. Quando i dipendenti conoscono la struttura, è più probabile che partecipino alla riunione e prestino attenzione per la sua durata.
Obiettivo
Determina qual è l’obiettivo della riunione di routine prima che inizi. Potresti organizzare una riunione mattutina su base giornaliera per motivare i dipendenti e aggiornarli sul programma della giornata. Una riunione che si tiene una volta alla settimana può consentire ai dipendenti di aggiornare il team sullo stato dei progetti chiave o di esprimere preoccupazioni o opinioni sui modi per migliorare i progetti in corso e le procedure aziendali. Non allontanarti dall’obiettivo durante la riunione. Ad esempio, se l’obiettivo di una riunione è aggiornare il team sullo stato di un progetto, non consentire molte conversazioni avanti e indietro o input di opinioni da altri membri del team.
Tempo
Stabilisci un limite di tempo realistico per le riunioni di routine. Se più persone o dipartimenti devono presentare materiale durante la riunione, concedi a ciascun gruppo un determinato periodo di tempo. Guarda le riunioni precedenti e chiedi il contributo dei dipendenti per determinare quanto tempo dovrebbe essere dedicato a ciascuna componente della riunione. Non abbiate paura di interrompere i partecipanti alla riunione; dare un avviso di un minuto o impostare un timer per mantenere la riunione in attività. Se lasci continuamente che una riunione di routine superi il limite di tempo, scoprirai che la durata della riunione aumenta gradualmente e le riunioni diventano fuori tema.
Partecipanti
Richiedi ai partecipanti alla riunione di registrarsi in anticipo. Creare una struttura che contenga tutti gli argomenti ei partecipanti alla riunione e inviarla in anticipo. Salvo in caso di emergenza, non deviare dallo schema dell’incontro. Se si tiene una riunione di routine per affrontare le preoccupazioni dei dipendenti, chiedere ai dipendenti di esprimere tali preoccupazioni per iscritto prima della riunione e inserire le preoccupazioni più comuni all’ordine del giorno. Oltre a restare fedele ai partecipanti sullo schema, invita solo i dipendenti che devono essere presenti alla riunione. Per aumentare la produttività, scegli un rappresentante di un team o dipartimento per trasmettere le informazioni dalla riunione ai suoi colleghi.
Note e feedback
Nomina un dipendente che prenda appunti durante la riunione e invii tramite e-mail una copia di tali appunti ai partecipanti nel corso della settimana o pubblichi una copia degli appunti su una bacheca in ufficio. Ciò garantisce che anche coloro che hanno perso la riunione siano tenuti al passo con i tempi. Consentire ai partecipanti di inviare feedback sulla struttura della riunione. È possibile designare gli ultimi cinque minuti della riunione affinché i partecipanti compilino una scheda di commento in cui discutono dell’efficacia della riunione e della sua struttura o istituiscono un sistema per ricevere feedback al termine della riunione. Usa il feedback per migliorare la struttura della riunione.