La virtù degli incontri virtuali è che i partecipanti possono incontrarsi e discutere progetti o altre questioni senza trovarsi nello stesso posto. Le riunioni virtuali possono essere un grande risparmio di costi per le piccole imprese, poiché consentono alle persone con tempo limitato o che sono lontane di partecipare a una riunione senza il costo di cancellare i calendari o prenotare un viaggio di lavoro. Ma mentre connettere tutti può essere facile, organizzare una riunione virtuale produttiva e professionale può essere una sfida.
Tecnologia
Assicurati che la tecnologia che utilizzerai funzioni con largo anticipo rispetto alla riunione, per darti il tempo di apportare le modifiche necessarie. Anche se la riunione è virtuale, i partecipanti devono comunque dedicare del tempo alle loro giornate per partecipare. Non riuscire a garantire che la tecnologia funzioni correttamente può portare alcuni partecipanti ad essere esclusi o arrabbiati per aver sprecato il loro tempo. Organizza una riunione di prova con un amico o un collega in un altro ufficio per assicurarti che la tecnologia funzioni correttamente e che i segnali audio e video siano chiari. L’audio statico e il video discontinuo impediranno ad alcuni partecipanti di prendere parte alla riunione.
Configurazione
Anche se ti stai incontrando virtualmente, dovresti partecipare da un ambiente professionale. Se partecipi da casa o da un luogo pubblico, trova uno spazio tranquillo e privato e spegni la televisione e la musica. Se possibile, chiedi a qualcun altro di tenere occupati i bambini o gli animali domestici in modo che non interrompano la riunione. Vestiti in modo professionale come faresti se andassi in ufficio e ti siedi a una scrivania o su una sedia, invece di sdraiarti sul divano o sul tuo letto.
Partecipazione
Partecipare a una riunione virtuale può essere più difficile che a una riunione tradizionale perché può essere difficile leggere i segnali visivi dal monitor di un computer e determinare quando parlerà qualcun altro. Se stai guidando la riunione, progettala in modo che ogni partecipante abbia il tempo di contribuire, indirizzando le domande a partecipanti specifici. Limita anche le dimensioni della riunione; minore è il numero di partecipanti, più facile sarà per tutti partecipare ed essere compresi. Evita il multitasking durante la riunione. Controllare la posta elettronica o lavorare su altri progetti è allettante durante una riunione virtuale, ma ti impedirà di partecipare pienamente.
Focus
Mantieni la riunione concentrata. Inviare in anticipo l’agenda della riunione tramite posta elettronica ai partecipanti e includere copie di tutti i documenti di cui si discuterà durante la riunione. Come per le riunioni faccia a faccia, assegna a qualcuno il compito di occuparsi del tempo e incoraggia tutti a rispettare l’ordine del giorno. Mantenere la riunione breve per garantire che tutti i partecipanti siano coinvolti durante la riunione.