I cambiamenti organizzativi e la promozione dei dipendenti sono due possibili ragioni per condurre una verifica del lavoro. Un audit essenzialmente rivaluta i compiti, la retribuzione e le qualifiche della posizione. Gli audit periodici sul lavoro sono consigliati per le aziende che stanno vivendo una rapida crescita ed espansione. Lo svolgimento di audit periodici sul lavoro garantisce che i dipendenti siano adeguatamente abbinati ai lavori che utilizzano al meglio le loro capacità e interessi. Gli audit sul lavoro determinano anche la conformità alle leggi federali e statali relative alla classificazione dei dipendenti.
1
Ottieni la descrizione del lavoro corrente. Esaminalo per completezza in termini di titolo della posizione, dipartimento, responsabilità di base e qualifiche minime. Raccogli descrizioni di mansioni aggiuntive se stai conducendo un audit per lavori identici.
2
Discuti il lavoro con il responsabile del dipartimento. Elenca i tipi di compiti per i quali il dipendente è attualmente responsabile e confronta tali compiti con la descrizione del lavoro. Aggiorna la descrizione del lavoro di conseguenza. In alcuni casi, potrebbe essere necessario osservare il dipendente mentre svolge il lavoro o chiedere il contributo del dipendente per ottenere informazioni più accurate sulle mansioni svolte dal dipendente.
3
Chiedere al gestore quali compiti aggiuntivi desidera assegnare a questo lavoro. Ad esempio, si supponga che un impiegato contabile sia attualmente responsabile della riconciliazione dei conti per i clienti con saldi fino a $ 50,000 all’anno. Il dipendente dimostra un’eccellente competenza in questo ruolo e il manager desidera aumentare la responsabilità dell’impiegato per i conti più grandi. In questo scenario, elenca il lavoro di livello superiore accanto al compito elencato nella descrizione corrente. Ripeti l’operazione per ulteriori compiti e responsabilità.
4
Rivedere le mansioni lavorative modificate e preparare una bozza della descrizione del lavoro con le mansioni aggiornate per una più facile consultazione nell’esecuzione degli elementi rimanenti nell’audit del lavoro.
5
Valutare le qualifiche necessarie per le responsabilità lavorative aggiornate. Se sono richieste istruzione, credenziali ed esperienza aggiuntive, scrivile sulla descrizione del lavoro. Se stai conducendo una verifica del lavoro per un operatore storico — un dipendente già nella posizione — includi qualifiche, come l’istruzione o le credenziali acquisite di recente. Ciò garantisce che le qualifiche del dipendente soddisfino i requisiti del lavoro.
6
Salari di ricerca per posizioni paragonabili al lavoro aggiornato. Utilizza risorse online, come il Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti, e annunci per posizioni nella tua azienda o settore con gli stessi tipi di mansioni e qualifiche nella tua area geografica. Valuta la struttura retributiva della tua organizzazione e la capacità di adeguare il livello di retribuzione in linea con le condizioni di mercato.
7
Confronta le nuove mansioni lavorative, le responsabilità e il livello salariale aggiornato con i regolamenti federali per la classificazione esente. Controllare online il Fair Labor Standards Act del Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti per informazioni sulla classificazione del lavoro. Contatta l’ufficio locale del dipartimento se hai bisogno di indicazioni o consigli tecnici riguardo alla classificazione per una nuova posizione. L’aggiunta di compiti o responsabilità di livello superiore può modificare lo stato di esenzione di un lavoro. Ad esempio, se l’impiegato contabile ora è responsabile della gestione di conti più grandi, potrebbe anche essere tenuto a usare giudizio e discrezione indipendenti, che sono due qualifiche per posizioni esenti.
8
Modifica i registri delle risorse umane, i dati del censimento dei dipendenti, gli organigrammi e altre informazioni sull’occupazione per riflettere le modifiche o le aggiunte di posizioni in base a ogni audit di lavoro che completi. Archivia una copia della descrizione del lavoro aggiornata nella cartella del personale del dipendente. Conserva una copia della descrizione del lavoro precedente, allega la descrizione del lavoro rivista e annota la data dell’audit del lavoro.