I proprietari di piccole imprese normalmente effettuano o ricevono pagamenti che devono essere segnalati all’Internal Revenue Service. Molti di questi pagamenti vengono segnalati utilizzando il modulo 1099-MISC. Per compilare questo modulo, tuttavia, il pagatore deve conoscere il numero di identificazione del contribuente del destinatario, che può essere ottenuto con un modulo W-9.
1099-MISC
Il “MISC” in 1099-MISC sta per reddito vario. Questo modulo viene utilizzato per segnalare tutti i tipi di pagamenti da parte di un’azienda, inclusi affitti, royalties, pagamenti per servizi, indennità per i non dipendenti, pagamenti medici, premi e proventi dei pescherecci. In generale, un’azienda deve emettere un 1099-MISC quando i suoi pagamenti a un individuo o un’organizzazione superano $ 600 in un anno, o $ 10 nel caso di royalties e poche altre cose. I pagamenti ai freelance e ai lavoratori a contratto vengono spesso segnalati utilizzando un 1099-MISC, quindi una persona di piccole imprese potrebbe sia inviare che ricevere questo modulo.
Requisiti di archiviazione
Quando è richiesto un 1099-MISC, l’azienda che ha effettuato i pagamenti deve presentare una copia del modulo all’IRS e inviarne una copia al destinatario dei pagamenti. Il modulo richiede al pagatore di fornire informazioni sul tipo e l’importo dei pagamenti, il nome e l’indirizzo del pagatore, il nome e l’indirizzo del destinatario e i numeri di identificazione fiscale federale sia del pagatore che del destinatario. È quest’ultimo requisito che introduce il modulo IRS W-9 nell’equazione.
Modulo W-9
Il modulo W-9 è essenzialmente una richiesta formale a una persona o organizzazione di fornire il proprio numero di identificazione del contribuente, un numero di previdenza sociale o un numero di identificazione del datore di lavoro. Questo è un modulo da utilizzare tra le parti; non è archiviato con l’IRS. Si invia un W-9 vuoto a un destinatario del pagamento e il destinatario lo compila e te lo restituisce. Oppure un pagatore può inviarti uno e tu lo restituisci. Un vantaggio nell’usare il modulo piuttosto che chiedere semplicemente un numero è che l’invio consapevole di un W-9 con informazioni errate è considerato spergiuro. Se informazioni false finiscono per essere segnalate all’IRS a causa di quel W-9, la persona che l’ha compilata potrebbe essere perseguita.
Ritenuta di riserva
Se il destinatario dei pagamenti rifiuta di fornire un numero di identificazione del contribuente compilando il modulo W-9, tale destinatario può comunque ricevere il pagamento e ricevere un 1099-MISC. Tuttavia, il pagatore deve trattenere il 28% del denaro per le tasse federali. Questo è noto come “ritenuta d’acconto”. I pagamenti su un 1099-MISC sono reddito imponibile e la ritenuta alla fonte garantisce che le tasse vengano pagate, anche se l’IRS non è in grado di stabilire chi esattamente le deve perché ai pagamenti non è allegato alcun numero ID. L’importo trattenuto apparirà nella casella 4 del 1099-MISC. Il W-9 include una dichiarazione secondo cui l’individuo o l’organizzazione che lo compila è esente da ritenuta alla fonte. Compila un W-9 e non ci sono trattenute.