Gli ispettori regolatori possono, e fanno, condurre ispezioni senza preavviso. L’ultima cosa di cui la tua azienda ha bisogno è un’ispezione senza preavviso quando non sei sicuro che la tua azienda rispetti pienamente i requisiti più attuali. Un approccio proattivo che inizia con un’analisi delle lacune normative può garantire che un’ispezione vada a buon fine, indipendentemente dal settore o dai requisiti di conformità.
Obiettivi di Gap Analysis
L’amministrazione per la sicurezza e la salute sul lavoro, la Food and Drug Administration e la divisione Consumer Product Safety sono solo tre delle numerose agenzie governative che hanno requisiti normativi. L’obiettivo di un’analisi delle lacune normative è scoprire i punti deboli nei programmi di conformità che si applicano alla tua azienda. Quello che stai facendo essenzialmente è cercare differenze tra dove si trova ora il tuo programma di conformità e dove dovrebbe stare in base ai requisiti normativi più attuali. Eventuali differenze riscontrate sono punti deboli che richiedono azioni correttive.
Scopo, obiettivi e campo di applicazione
La prima fase di un’analisi del gap normativo è informativa, poiché lavora per identificare lo scopo per condurre l’analisi, impostare obiettivi di analisi e delineare l’ambito. Uno scopo comune è identificare le normative più attuali e scoprire se ci sono lacune che richiedono rimedio. Gli obiettivi corrispondono allo scopo dichiarato, ma il più delle volte si estendono per affrontare situazioni in cui potrebbero essere necessarie maggiori informazioni per garantire che le azioni correttive portino le procedure alla piena conformità. L’ambito si riferisce alle normative di conformità esistenti e alle procedure in fase di revisione.
Identificazione e confronto delle lacune
La seconda fase di un’analisi delle lacune inizia confrontando un elenco completo delle normative di conformità più attuali con le normative per le quali è conforme l’attuale programma. Un confronto determina se sono presenti nuove normative o modifiche a normative esistenti. Continua con una revisione dettagliata delle politiche di conformità esistenti, delle procedure operative standard, delle metriche di misurazione della conformità e dei metodi per la misurazione e il reporting delle prestazioni di conformità. La revisione di questi dati è fondamentale per scoprire le lacune e determinare se sono necessarie ulteriori informazioni prima di modificare o aggiungere nuove politiche e procedure.
Rapporto di Gap Analysis
Un rapporto scritto finale include un riepilogo delle debolezze o carenze ed eccezioni identificate nel programma di conformità. Ancora più importante, il report include un elenco di azioni per correggere i punti deboli e per portare la tua azienda a una conformità normativa completa e continua. Le azioni correttive possono includere il miglioramento della formazione dei dipendenti, la modifica delle procedure operative standard o la creazione di POS completamente nuove e l’implementazione di controlli interni più rigorosi. Molto spesso, le azioni correttive identificano anche nuove metriche di riferimento per misurare le prestazioni di conformità.