L’analisi del gap descrive le differenze tra i sistemi richiesti e quelli effettivi. Puoi usarlo per analizzare sia i sistemi informatici che altre funzioni aziendali. L’analisi del gap funzionale caratterizza le differenze tra ciò che un sistema può fare e ciò che dovrebbe fare. L’analisi delle lacune funzionali esamina le lacune in vari tipi di funzioni e determina se le lacune sono critiche o se gli utenti del sistema possono soddisfarle. Per le lacune non critiche, l’analisi fornisce soluzioni che implicano modifiche alla configurazione del sistema o alle pratiche dell’utente.
Identificazione
L’analisi dei gap inizia con l’identificazione dei gap. Nelle piccole imprese, la contabilità è spesso inefficiente, quindi potresti voler analizzare quella funzione. Per trovare le lacune funzionali, devi descrivere chiaramente di quali funzioni hai bisogno. Tale descrizione include un elenco di funzioni e parametri come tempo di esecuzione, accuratezza e possibili input. Devi descrivere come ti aspetti che il sistema funzioni e di quali output hai bisogno. Una volta chiariti questi fattori, è possibile confrontarli con il sistema in uso o con il sistema che si propone di acquistare. Le differenze sono le lacune.
Metodologia
Il metodo di analisi delle lacune esamina la dimensione o l’importanza del divario e la direzione. Stai cercando lacune in cui le nuove funzioni di sistema sono inferiori a ciò di cui hai bisogno. Ti interessano solo le lacune negative, perché se la direzione è positiva, il nuovo sistema supera i requisiti. La dimensione degli spazi negativi è importante. Idealmente puoi esprimerlo in termini di uno dei parametri che puoi misurare. Il nuovo sistema potrebbe essere più lento del 20% o non può accettare un formato di input che utilizzi normalmente. L’analisi dei gap descrive questi gap negativi ed esprime la loro importanza in termini di parametri o capacità.
Bonifica
Una volta che sai quali sono le lacune e la loro importanza, cerchi di trovare i modi in cui il nuovo sistema può soddisfare le tue esigenze. Se stai analizzando la contabilità e hai riscontrato delle lacune, il nuovo sistema potrebbe essere ancora un miglioramento e potresti volerlo utilizzare. A volte il nuovo sistema può ospitare plug-in o moduli che aggiungono funzionalità e talvolta i fornitori possono impostare il sistema in modo diverso per soddisfare le tue esigenze. Spesso puoi ignorare le piccole lacune e potresti essere in grado di accettare altre deviazioni. Infine, puoi determinare se le modifiche ai tuoi requisiti accettabili faranno sì che il sistema corrisponda alle nuove esigenze.
Costo
Quando un sistema presenta delle lacune che richiedono modifiche, ci sono costi aggiuntivi associati all’uso del sistema. La parte di riparazione dell’analisi delle lacune ha identificato tali modifiche e devi verificare se ha senso continuare con il nuovo sistema. L’analisi dei costi confronta il costo di apportare le modifiche all’utilizzo di un sistema diverso. Prima di poter effettuare il confronto, è necessario eseguire un’analisi del gap funzionale sul sistema alternativo per assicurarsi che corrisponda alle proprie esigenze. È quindi possibile confrontare i costi.
A volte le piccole imprese non dispongono di una gestione efficace dei progetti, ma dispongono di determinate procedure. Un’analisi del gap funzionale ti consente di confrontare le alternative, stabilire i costi per il cambiamento e identificare i miglioramenti che puoi aspettarti.
Soluzione
La parte di confronto dei costi dell’analisi del divario offre due o più alternative con una struttura dei costi per la scelta di ciascuna. Una volta effettuata la scelta, l’implementazione della soluzione può fare affidamento sull’analisi dei gap per la gestione delle modifiche richieste e dei relativi costi. L’analisi del gap funzionale aiuta con la gestione del progetto e riduce i rischi del progetto.