Fare il libro paga è probabilmente una delle funzioni più importanti per qualsiasi proprietario di piccole imprese. Ciò non comporta solo il pagamento dei dipendenti, ma anche il deposito e la presentazione delle imposte sui salari. Puoi scegliere di gestire tu stesso il libro paga, assumere un contabile o utilizzare un servizio di libro paga. Il mancato pagamento e la presentazione di tasse trimestrali sui salari può portare a multe, sanzioni e possibilmente al carcere.
ritenuta
L’elaborazione del libro paga richiede diversi passaggi. È necessario calcolare la ritenuta alla fonte dallo stipendio di ciascun dipendente per le tasse federali, statali e locali. La ritenuta fiscale federale per il Federal Insurance Contributions Act (FICA) include le tasse di previdenza sociale e Medicare e la Federal Unemployment Tax Act (FUTA) per l’assicurazione contro la disoccupazione. L’importo dell’imposta trattenuta per un dipendente è una funzione del suo stato di deposito e del numero di indennità che elenca nel suo certificato di indennità di ritenuta alla fonte del dipendente, chiamato W-4. Ad esempio, una dipendente sposata può prendere un’indennità per se stessa, una per il coniuge e una per ciascuno dei suoi figli. Trattenute aggiuntive possono includere premi di assicurazione medica e sulla vita e contributi 401 (k).
FICA e FUTA
La FICA rappresenta la tassa di previdenza sociale del 10.4 percento e la tassa Medicare del 2.9 percento. La quota del dipendente della tassa di previdenza sociale è del 5.2% e la parte Medicare è dell’1.45% per un totale del 6.65% della retribuzione del dipendente. In qualità di datore di lavoro, sei responsabile dell’altra metà della tassa FICA del 6.65%. Una volta che la paga di un dipendente raggiunge $ 106,800, soddisfa il suo contributo di previdenza sociale per l’anno e non devi più trattenere le tasse di previdenza sociale dalla sua paga. Tuttavia, devi ancora trattenere le tasse Medicare. FUTA rappresenta il pagamento della tua azienda per l’assicurazione contro la disoccupazione per i lavoratori disoccupati. Solo i datori di lavoro pagano FUTA, che ammonta al 6% dei primi $ 7,000 che paghi a ciascun dipendente.
Depositi sui salari
Dovresti effettuare depositi sui salari non appena paghi i dipendenti. Esistono due programmi di deposito: mensile e semisettimanale, a seconda della quantità di imposta sui salari accumulata dall’azienda durante il periodo del libro paga. Se la tua imposta totale sui salari è superiore a $ 50,000 per l’anno solare, l’Internal Revenue Service vuole che tu effettui depositi sui salari su un programma semisettimanale. Depositare le tasse di lavoro il mercoledì successivo per i periodi di paga terminati il mercoledì, giovedì o venerdì precedente. Per periodi di pagamento che cadono negli altri giorni, la caparra va effettuata il venerdì successivo. La tua azienda ha un programma di deposito mensile se ha tasse sul lavoro di $ 50,000 o meno durante l’anno solare. Il programma di deposito mensile prevede il deposito delle tasse di lavoro per il mese il 15 ° giorno del mese successivo. Devi depositare l’importo della ritenuta alla fonte dei dipendenti, inclusa la parte della FICA della tua azienda, utilizzando il sistema elettronico di pagamento fiscale federale. Una volta impostato un account EFTPS, l’IRS preleva automaticamente il denaro dalla tua banca.
Spiegazione delle tasse sul lavoro
È necessario presentare le imposte sul lavoro su base trimestrale utilizzando il modulo 941, dichiarazione dei redditi trimestrale del datore di lavoro. Utilizzare il modulo 941 per segnalare l’imposta sul reddito e la ritenuta alla fonte FICA. Devi presentare il modulo 941 ogni trimestre anche se non hai imposte da dichiarare. Usa il modulo 940 per segnalare l’imposta FUTA su base annuale. La data di scadenza per la presentazione del modulo 940 è la fine di gennaio dell’anno civile precedente.
Gestione del libro paga
C’è sempre carta e penna per tenere conto del libro paga, ma questo potrebbe essere noioso e può portare a errori. Se puoi permetterti uno, puoi assumere un contabile per aiutarti a gestire il libro paga. Tuttavia, il compito di fare il libro paga è in ultima analisi la tua responsabilità come imprenditore. Il software di contabilità con funzionalità di libro paga può aiutarti a rimanere aggiornato sul libro paga, inclusa la dichiarazione delle tasse trimestrali. A seconda del budget, hai anche la possibilità di esternalizzare la funzione di gestione stipendi a un servizio di gestione stipendi. Infine, molte grandi banche offrono servizi rivolti alle piccole imprese che includono aiutare i proprietari a gestire il proprio libro paga.