Le piccole imprese e i dipendenti che pagano le spese durante il viaggio di solito possono detrarre gran parte di tali costi. L’Internal Revenue Service (IRS) fornisce indicazioni dettagliate e voluminose su cui le spese sono deducibili, la maggior parte contenute nella pubblicazione 463 (2010), “Travel, Entertainment, Gift and Car Expenses”. Il chilometraggio dell’auto, l’alloggio, i pasti, l’intrattenimento e persino il lavaggio a secco e le bollette della lavanderia possono essere deducibili per la persona che lavora sulla strada.
Chilometraggio
Per il 2011, potresti detrarre 51 centesimi per miglio dal 1 ° gennaio al 30 giugno e 55.5 centesimi dal 1 ° luglio al 31 dicembre. Se il tuo datore di lavoro ti rimborsa il chilometraggio, non puoi detrarre tali spese. Inoltre, i datori di lavoro non devono rispettare le linee guida dell’IRS quando rimborsano i dipendenti per le spese chilometriche. Possono pagare più o meno rispetto alle linee guida stabilite.
Pasti
Esistono due metodi per detrarre le spese dei pasti. È possibile utilizzare il costo effettivo dei pasti, detraendo il 50 percento del costo. Puoi anche utilizzare l’indennità pasto standard dell’IRS, che è un importo giornaliero fisso per i pasti. L’importo giornaliero è determinato dalla località e la US General Services Administration (GSA) fornisce una guida per assisterti. Per il 2011, l’indennità giornaliera standard indipendentemente dalla posizione era $ 46. Ma a Detroit, ad esempio, la detrazione giornaliera consentita era di $ 56 al giorno.
Alloggio
L’IRS pubblica linee guida per la diaria per i datori di lavoro che rimborsano i propri dipendenti, ma non è prevista alcuna tariffa per la diaria o l’indennità di alloggio per le persone al momento della presentazione delle tasse. Le spese di alloggio per motivi di lavoro sono deducibili al 100%. Quando si presenta un modulo 2106 o 2106-EZ, si immettono le spese di alloggio nella riga 3 della parte I. Anche in questo caso, se il datore di lavoro ti rimborsa le spese di alloggio, non puoi detrarre il costo di un hotel.
Intrattenimento
I costi di intrattenimento possono essere detratti se soddisfi determinati criteri IRS. L’IRS ha due metodi per determinare se le spese di rappresentanza sono deducibili. Uno è chiamato “test direttamente correlato” e l’altro è il “test associato”. In genere, ciascuno richiede di condurre gli affari durante il periodo in cui sono state sostenute le spese di intrattenimento o in prossimità dell’evento reale. Incontrare un cliente durante una cena, in un nightclub o mentre si gioca a golf si qualificano come spese di intrattenimento aziendale legittime. Le spese deducibili includono il parcheggio in un’arena sportiva, i biglietti per il teatro, le bevande, le tasse e le mance in un bar o in un ristorante, le spese di copertura in una discoteca e persino l’affitto pagato per una stanza in cui hai ospitato un cocktail party.
Varie ed eventuali
Altri costi possono essere deducibili, come taxi, lavaggio a secco e lavanderia, servizio Internet e telefonate. Avere un telefono separato utilizzato esclusivamente per scopi aziendali rende la registrazione dei dati molto più semplice. Assicurati di documentare meticolosamente tutte le spese aziendali e di conservare tutte le ricevute, sia per il rimborso del datore di lavoro che per la preparazione delle tasse.