Una traccia di controllo contabile colpisce le condizioni sottostanti – frode, incompletezza dei dati e informazioni mancanti – che generano rapporti finanziari imprecisi. Fornendo ai revisori aziendali il foraggio per l’analisi e la revisione, la traccia dei dati aumenta le possibilità che i revisori rileveranno casi di comportamenti inappropriati di tenuta dei registri, pratiche commerciali illegali e imprecisioni matematiche nelle registrazioni contabili di fine periodo.
Definizione
Una traccia di controllo contabile incorpora tutti i documenti e le prove elettroniche che mostrano il percorso operativo che una transazione attraversa dal giorno in cui il personale aziendale firma il contratto sottostante fino al momento in cui la transazione viene inserita nel bilancio. In poche parole, un audit trail fornisce una cronologia dettagliata di una transazione, toccando documenti diversi come fatture fornitore, fatture cliente, accordi contrattuali, scontrini di vendita, polizze di carico e giornali contabili. Questi ultimi elementi costituiscono documenti in cui i contabili registrano i dati transazionali, solitamente tramite addebiti e crediti di conti finanziari, come attività, voci di capitale, entrate, debiti e entrate.
Controlli interni
Una pista di controllo solida e affidabile si basa tipicamente su controlli interni aziendali efficaci, adeguati, adattati alle attività operative e in linea con le linee guida normative. Un controllo è un miscuglio di politiche, procedure e meccanismi su cui un’azienda fa affidamento per prevenire perdite operative che possono derivare da vari eventi. Questi includono guasti ai sistemi informatici, rimproveri normativi e le conseguenti pesanti multe e sanzioni non monetarie, errori umani e negligenza e appropriazione indebita di beni. Controlli efficaci risolvono i problemi di fondo per i quali la direzione aziendale li ha stabiliti in primo luogo. Le procedure sono adeguate se forniscono istruzioni chiare su come i subordinati devono eseguire compiti, segnalare problemi, ripulirli, cercare una guida gerarchica e prendere decisioni sul lavoro.
Coinvolgimento del personale
Vari membri del personale aziendale aiutano a mantenere i controlli interni stabiliti dai vertici aziendali, assicurandosi che i capi dipartimento non perdano l’occasione di eventi importanti che accadono nelle attività operative. Garantendo la conformità alle procedure interne, i revisori, i responsabili finanziari e gli specialisti della conformità normativa aiutano i supervisori a sapere cosa sta succedendo nelle attività quotidiane. Ragionieri, responsabili delle risorse umane e consulenti interni intervengono anche sulle discussioni sull’audit trail, assicurando che la leadership di un’azienda sia a conoscenza di eventi significativi e possa intraprendere azioni appropriate in tempo reale per porre rimedio a potenziali problemi.
Strumenti e tecnologia
Nell’economia moderna, la tecnologia gioca un ruolo chiave nel modo in cui un’azienda mantiene una pista di controllo efficace per facilitare il lavoro dei revisori interni ed esterni. Gli strumenti del mestiere includono l’estrazione pratica e il linguaggio di reporting, o PERL, software; programmi di valutazione del rischio; software per la sicurezza delle transazioni e la protezione dai virus; software di backup e archiviazione; e applicazioni di tracciamento dei difetti. Altri strumenti includono software di categorizzazione o classificazione, software di calendario e pianificazione e computer mainframe.