Quando si bilanciano i costi amministrativi con la necessità di consegne rapide e coerenti di beni o servizi, gli ordini di acquisto globali forniscono un gradito vantaggio al proprietario di una piccola impresa. Se eseguito correttamente, un ordine di acquisto globale fa risparmiare sia all’acquirente che al venditore una notevole quantità di tempo e denaro.
Convenienza
Sebbene i meccanismi di acquisto di una coperta possano variare, la teoria dietro di essi è sempre la stessa. L’obiettivo è creare un ordine di acquisto permanente con termini e condizioni predeterminati che consentirà di risparmiare tempo amministrativo per acquirenti e venditori che desiderano svolgere una quantità estesa di affari insieme per un periodo di tempo e entro determinati limiti. I componenti principali sono un periodo di performance e un certo tipo di limitazione sulla quantità o sugli importi in dollari spesi.
Ordini di materiali e forniture
Un tipo comune di ordine di acquisto quadro imposta voci pre-negoziate per materiali o forniture specifici consumati frequentemente. Ad esempio, se un’azienda acquista molti asciugamani di carta e sacchi della spazzatura dalla stessa azienda durante tutto l’anno, viene prestabilito un ordine di acquisto con due voci a un prezzo unitario concordato per ogni articolo e con un limite al numero di unità che possono può essere acquistato oppure è possibile spendere dollari per ogni elemento pubblicitario entro un anno. Quando le merci sono necessarie, il fornitore deve solo consegnare; l’acquirente riceve le quote e paga al ricevimento. Il contratto viene generalmente negoziato per terminare quando gli elementi pubblicitari, i valori in dollari o i limiti di tempo sono stati raggiunti.
Ordini di servizio
È inoltre possibile creare ordini di acquisto globali per i servizi resi. Se sono necessarie frequenti manutenzioni o riparazioni, ad esempio, è possibile negoziare prezzi prestabiliti per ciascun tipo di servizio, proprio come un ordine di acquisto globale per materiali o forniture. Il pagamento viene effettuato previa approvazione della firma da parte di un dipendente autorizzato presso il luogo di acquisto per confermare che i servizi sono stati resi completi come delineato nel contratto quadro.
Limiti di responsabilità
Un altro tipo di ordine di acquisto globale può essere eseguito in base a un periodo di tempo specifico e a un limite di responsabilità in dollari, ma senza voci dettagliate. Questi tipi di accordi sono utili quando si riserva un budget limitato per servizi di consulenza per un progetto specifico entro un determinato periodo di tempo.
Ad esempio, se il budget totale per un progetto di scrittura di report fosse di $ 10,000, l’acquirente creerebbe un ordine di acquisto di una singola riga con una quantità di 10,000 unità a $ 1 per unità per un totale di $ 10,000 da eseguire entro un anno periodo. La quantità rappresenterebbe i valori in dollari da spendere per varie parti della scrittura di report come successivamente definito durante l’anno, concordato da entrambe le parti e quindi consegnato in incrementi di $ 1. Se il primo rapporto fosse definito, scritto e consegnato con un costo concordato di $ 2,000, l’acquirente riceverebbe una quantità di 2,000 unità a $ 1 per unità per un totale di $ 2,000 pagabile al consulente. Il valore rimanente dell’ordine di acquisto sarebbe quindi $ 8,000. I rapporti successivi sarebbero stati definiti, scritti, consegnati e pagati nello stesso modo fino a quando il budget totale di $ 10,000 è stato consumato dall’ordine di acquisto.