Le disposizioni del Fair Labor Standards Act regolano la maggior parte dei lavori per quanto riguarda i doveri e le responsabilità dei datori di lavoro e dei dipendenti. La legge separa i dipendenti in categorie di dipendenti esenti e non esenti. I dipendenti non esentati devono ricevere una retribuzione per gli straordinari per lavorare oltre le 40 ore ogni settimana lavorativa, mentre tu non devi pagare gli straordinari per i dipendenti esenti.
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Acquisisci familiarità con i criteri per lo stato di esenzione e identifica chiaramente lo stato giuridico dei tuoi dipendenti. Scegli l’opzione più rispettosa dei tuoi dipendenti se le normative del tuo stato differiscono dalle normative FLSA. I gruppi di dipendenti che ricevono lo stato di esenzione includono impiegati amministrativi, professionali, informatici e addetti alle vendite esterne. Questi dipendenti devono inoltre guadagnare almeno $ 455 a settimana su base salariale e devono svolgere determinate mansioni lavorative, comprese quelle che richiedono conoscenze o responsabilità anticipate per assumere e licenziare altri.
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Stabilisci una politica scritta che delinea gli eventi che si traducono in detrazioni dallo stipendio dei dipendenti e assicurati che i tuoi dipendenti comprendano e accettino le disposizioni della politica. Puoi agganciare lo stipendio del tuo dipendente esente per determinate assenze; tuttavia, è necessario innanzitutto accertarsi di disporre di una politica scritta in merito alle detrazioni salariali. Una buona idea potrebbe essere quella di far firmare ai dipendenti la polizza.
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Decidi se compensare gli stipendi esenti con gli importi che i dipendenti ricevono per determinati servizi, come il dovere di giuria o il congedo militare. Non è possibile agganciare la paga di un dipendente esente se è assente dal lavoro a causa di una giuria o di un dovere militare o deve servire come testimone. È tuttavia possibile compensare lo stipendio del dipendente con l’importo che il dipendente riceve per fornire tali servizi. Assicurati di includere i dettagli sulle compensazioni salariali nella tua polizza scritta.
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Accertare e registrare i motivi delle detrazioni salariali. È possibile agganciare lo stipendio di un dipendente esente se il dipendente non svolge un lavoro in una determinata settimana o se si prende un’intera giornata libera per occuparsi di affari personali. Puoi anche agganciare lo stipendio di un dipendente esente se hai sospeso il dipendente per violazioni disciplinari, se il dipendente prende un congedo per motivi familiari e medici o per assenze per malattia o disabilità.
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Aggancia lo stipendio del dipendente esente in incrementi di un’intera giornata. Ciò significa che se un dipendente esonerato è assente per alcune ore per motivi personali, non è possibile agganciare la sua retribuzione per quelle ore. Se, tuttavia, il dipendente esonerato impiega un’intera giornata per occuparsi degli affari personali, è possibile agganciare la sua paga per un’intera giornata.
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Calcola l’importo della detrazione proporzionale al tempo perso ma ricorda gli incrementi di un’intera giornata. È inoltre possibile utilizzare gli equivalenti orari o giornalieri dello stipendio del dipendente per determinare l’importo da agganciare dal suo stipendio. Se stai agganciando lo stipendio del dipendente per motivi disciplinari, deduci per il numero di giorni in base alla tua politica per tutti i dipendenti.