Uno degli aspetti più importanti dell’apertura di un ristorante è la creazione di un adeguato sistema di contabilità. La contabilità per un ristorante è diversa da altre industrie di vendita al dettaglio perché l’uso e l’acquisto del tuo inventario avviene su base giornaliera e le unità di inventario potrebbero non essere preconfezionate. Per tenere traccia dei diversi aspetti finanziari del nuovo ristorante, è importante aggiornare costantemente i registri contabili.
1
Registra il tuo inventario alimentare. Uno dei tuoi più grandi acquisti iniziali prima dell’apertura del tuo ristorante, è importante sapere quanto cibo hai acquistato inizialmente. In questo aspetto della contabilità del tuo nuovo ristorante, registra la data ed elenca ogni articolo di inventario alimentare acquistato e il relativo costo. Quindi, crea uno spazio nel tuo diario di contabilità o software che ti consenta di inserire voci giornaliere per registrare le vendite di cibo di un giorno, gli acquisti di cibo e la razione del costo del cibo, insieme a un totale giornaliero di ciascuno. Crea un inventario simile anche per i tuoi articoli da bar.
2
Crea un foglio di lavoro che registri le tue vendite di cibo. In questo foglio di lavoro, elenca il numero di pasti che hai servito durante i diversi periodi dei pasti, come la colazione e il luogo del pasto, come il bar o la sala da pranzo. Accanto a ogni articolo, crea uno spazio per registrare la quantità di denaro che hai guadagnato durante ogni periodo di pasto e l’ammontare delle vendite che hai fatto in ogni posizione del ristorante. È una buona idea compilare questo foglio di lavoro su base giornaliera o settimanale.
3
Crea un foglio di lavoro che registri le tue vendite di bevande. Utilizzando il foglio di lavoro creato nel passaggio 2, registra le vendite di bevande per tipo di bevanda anziché per periodo del pasto. I tipi di bevande includono birra, bibite analcoliche, vino e cocktail. È una buona idea compilare questo foglio di lavoro su base giornaliera o settimanale.
4
Prepara un foglio di riepilogo del cassiere che dovresti compilare quotidianamente una volta aperto il tuo ristorante. Usa un foglio di lavoro per registratore di cassa. Questo riepilogo dovrebbe includere l’importo in dollari di monete, valuta, assegni, buoni regalo e transazioni con carta di credito effettuate. Suddividi le transazioni con carta di credito per compagnia di carte di credito. Se applicabile, includere un’area per registrare l’importo dell’imposta sulle vendite riscossa e gli adeguamenti ai prezzi dei pasti da tenere in considerazione. È anche una buona idea creare un’area per tenere conto delle mance addebitate su carte di credito. Prima di aprire un ristorante, ogni registro dovrebbe contenere denaro contante per i server da utilizzare per il cambiamento. Confronta l’importo iniziale di contanti nella cassa con l’importo rimasto alla fine della giornata e prendi nota di eventuali differenze.
5
Creare un foglio di lavoro per le vendite e gli incassi da compilare su base giornaliera e il totale alla fine di ogni mese. In questo foglio di lavoro, creare uno spazio per inserire le vendite totali di alimenti, le vendite di bevande, l’IVA riscossa su ciascuna di esse, le mance addebitate e altre ricevute pertinenti. Puoi scegliere di suddividere ulteriormente questo foglio di lavoro in tipi specifici di vendita di alimenti e bevande.
6
Tieni traccia delle tue spese operative in modo da poter calcolare il tuo conto economico. Oltre al costo dell’inventario di alimenti e bevande, è necessario tenere conto anche delle spese operative come affitto, salari e benefici dei dipendenti, assicurazioni, marketing, utenze, spese amministrative, ammortamento, pagamenti di prestiti, costi di avvio e riparazioni anticipate e costi di manutenzione. In un conto economico, confronta il totale delle tue vendite con la somma dei tuoi costi operativi. Crea uno spazio per tenere conto del reddito operativo guadagnato, del reddito prima delle tasse e delle imposte sul reddito.
7
Crea un foglio di lavoro per l’analisi del pareggio. Utilizzando la conoscenza delle spese operative, calcola il tempo necessario per raggiungere il punto di pareggio con i costi di avvio. Inoltre, elenca i possibili rischi finanziari che potresti incontrare e le soluzioni per ridurre o eliminare i rischi.