Per evitare problemi con i tuoi dipendenti o con il governo, il foglio di calcolo delle buste paga della tua azienda non solo dovrebbe essere accurato, ma dovrebbe anche essere conforme a tutte le leggi federali e statali. Ad esempio, il foglio di lavoro dovrebbe calcolare correttamente gli straordinari per tutte le ore lavorate oltre le 40. Inoltre, la politica aziendale o la legge statale potrebbe richiedere di pagare il doppio del tempo ai dipendenti per le ore lavorate al giorno oltre una certa soglia. È possibile creare un foglio di lavoro Excel che aggiunge correttamente le ore di lavoro di un dipendente e verifica se ha guadagnato straordinari o raddoppiare la retribuzione.
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Digitare un’etichetta di riga di Excel per l’ora di inizio giornaliera di un dipendente e un’altra etichetta per l’ora di uscita. Ad esempio, digitare “Ora di inizio” nella cella A2 e “Ora di fine” in A3.
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Digitare le intestazioni di colonna da domenica a sabato nelle celle da B1 a H1.
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Digita “Daily Hours” nella cella A4 e “Double Time Hours” nella cella A5.
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Digitare le intestazioni di colonna “Ore totali” nella cella I1, “Ore doppie” nella cella J1 e “Ore straordinarie” nella cella K1.
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Immettere l’ora di inizio e di fine del lavoro per il primo giorno della settimana lavorativa. Ad esempio, digita “8:00 am” nella cella B2 e “4:00 pm” nella cella B3. Lo spazio prima di “am” o “pm” indica a Excel di formattare i dati come ora anziché come testo normale.
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Digita la formula per visualizzare le ore lavorate nella cella B4 e premi “Invio”. Ad esempio, digita la formula = (b3-b2) * 24 nella cella B4. Questa formula sottrarrà l’ora di uscita dall’ora di inizio e moltiplicherà il risultato per 24. Ciò fornisce il numero di ore lavorate quel giorno, ma Excel visualizzerà il risultato come ora a meno che non si modifichi il formato per la cella.
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Seleziona la cella B4 e fai clic sul pulsante “Formato numero” nel gruppo Home.
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Seleziona “Numero” per formattare l’ora come un numero reale.
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Digitare la formula per calcolare il numero di ore doppie lavorate quel giorno nella cella B5. Ad esempio, supponiamo che la legge statale richieda di pagare il doppio del tempo ai lavoratori se lavorano più di 10 ore al giorno. Digita il seguente test condizionale @IF nella cella B5:
@IF (B5> 10, B5-10,0)
Questo test determina se in quel particolare giorno sono state lavorate più di 10 ore. In tal caso, verrà visualizzato il doppio del tempo come il totale delle ore meno 10. Se non sono state lavorate il doppio del tempo, verrà visualizzato zero.
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Seleziona le celle da B2 a B5 e premi “Ctrl-C” per copiarle negli appunti.
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Seleziona le celle da C2 a H5. Premi “Ctrl-V” per incollare l’ora di inizio e di fine del primo giorno lavorativo in queste celle attualmente vuote. Excel regolerà automaticamente i riferimenti di cella della formula per ogni giorno della settimana lavorativa. È possibile modificare i tempi in un secondo momento per testare il foglio di lavoro. Ad esempio, imposta l’orario di uscita “7:XNUMX” lunedì, martedì e mercoledì.
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Digita la formula per aggiungere il totale delle ore lavorate per la settimana nella cella I2. Usa la seguente formula come esempio:
= SOMMA (B4: H4)
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Digita la formula per aggiungere tutte le ore doppie per la settimana nella cella J2. Ad esempio, usa la formula:
= SOMMA (B5: H5)
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Digita la formula nella cella K2 per calcolare le ore di straordinario per la settimana. Questa formula verificherà se il numero totale di ore lavorate in quella settimana, meno il doppio delle ore totali, è maggiore di 40. Se ciò è vero, verranno visualizzate solo le ore di straordinario. Se è falso, verrà visualizzato come zero. Ad esempio, digita il test condizionale IF di seguito nella cella K2 e premi “Invio”.
@IF((J2-K2)>40, J2-K2-40, 0)