Come controllare la contabilità in contanti

Un audit interno è il principale strumento di controllo utilizzato per garantire che il personale contabile di un’azienda stia seguendo le corrette procedure contabili. Il processo consente di esaminare un campione rappresentativo delle transazioni contabili per il periodo di revisione. Nella contabilità per cassa, tali transazioni riflettono solo i pagamenti che sono stati effettivamente effettuati e il denaro fisicamente ricevuto, quindi non vi è alcuna revisione delle transazioni in sospeso. Durante la revisione, è possibile identificare potenziali errori o procedure contabili improprie. Se identifichi pratiche contabili discutibili, uno specialista di audit esterno può aiutarti a risolvere il problema.

Comprensione della contabilità in contanti

La contabilità per competenza è il processo di riconoscimento delle spese e dei ricavi nel periodo in cui vengono guadagnati, non quando il denaro cambia di mano. Questo metodo è richiesto per le società quotate in borsa secondo i principi contabili internamente accettati. A differenza della contabilità per competenza, la contabilità di cassa significa riconoscere le spese e le entrate quando il denaro cambia effettivamente di mano. Ad esempio, anche se ricevi una spedizione oggi, non registri la transazione fino a quando non paghi la fattura, che potrebbe essere il mese successivo. Allo stesso modo, non riconosci i ricavi delle vendite a meno che tu non riceva il pagamento per la vendita. Molte piccole imprese utilizzano la contabilità di cassa per semplicità.

Identificazione del periodo di audit

È importante determinare quale periodo si desidera affrontare prima di iniziare un audit. Questo ti aiuta a restringere le transazioni che desideri esaminare. Dopo aver isolato il periodo contabile che si desidera controllare, è possibile decidere quante transazioni si desidera rivedere. Esistono due diversi approcci a questo processo. Potresti voler controllare ogni transazione nei conti per un breve periodo di tempo, in particolare se ritieni che ci sia un problema con la contabilità durante quel particolare periodo. Se si esegue la verifica di un periodo ampio, ad esempio l’ultimo trimestre o l’anno fiscale, una verifica campione potrebbe essere più efficace. In un audit di esempio, scegli solo una percentuale delle transazioni da esaminare in dettaglio.

Revisione dell’attività di vendita

Le imprecisioni nel libro mastro delle vendite possono comportare una potenziale sopravvalutazione o sottovalutazione dei ricavi. In ogni caso, ciò può essere dannoso per il processo di rendicontazione finanziaria. La verifica dei record di vendita implica la revisione di tutte le transazioni per la ragionevolezza iniziale e quindi l’ispezione dei dettagli dietro alcune delle transazioni per assicurarsi che siano accurate. Il libro mastro delle vendite deve corrispondere alla documentazione della fattura e gli importi sulle fatture devono corrispondere ai pagamenti del cliente registrati nel conto contanti.

Revisione delle transazioni di spesa

Creare un report di contabilità generale di tutte le spese registrate durante il periodo di audit. Per una verifica completa, esaminare tutte le fatture e i record di pagamento associati a ciascuna transazione nel report. Se stai conducendo una verifica campione, seleziona un campione rappresentativo delle transazioni come hai fatto con i record delle vendite. Prova a rivedere una percentuale delle spese in ciascuna categoria, come affitto, forniture per ufficio, utenze e buste paga. Abbina i valori nel reporting contabile con i totali nelle fatture e negli estratti conto.

Verifiche degli account sui salari

I conti sui salari sono un’altra area in cui i potenziali errori possono essere difficili da rilevare senza una verifica. È importante abbinare tutte le transazioni sui salari con i turni dei dipendenti attivi, perché questo aiuta a garantire che gli ex dipendenti non ricevano ancora accidentalmente pagamenti. Dopo aver confermato che solo i dipendenti attivi hanno ricevuto la retribuzione, è inoltre necessario confermare che le tariffe salariali e le ore lavorate siano corrette. Puoi anche rivedere i record del cartellino e i conti personali o delle ferie per assicurarti che gli stipendi siano corretti.

Riconciliazione di piccoli contanti

Di tutti i conti in una piccola impresa, la piccola liquidità è la più vulnerabile a inesattezze e potenziali furti. Il saldo del registratore di cassa piccolo deve corrispondere all’importo in contanti e tutti i calcoli devono essere accurati. Ogni transazione nel registro deve avere una ricevuta che supporti la spesa e deve essere confermata per essere una spesa aziendale. Questo stesso processo di verifica è importante anche per i materiali di consumo e qualsiasi altro materiale di consumo.

Analisi dell’estratto conto

La fase finale della verifica consiste nell’assicurarsi che le transazioni negli estratti conto bancari corrispondano alle transazioni nel libro mastro. Poiché la contabilità di cassa si concentra sulla registrazione delle transazioni quando i pagamenti vengono effettuati o ricevuti, ogni transazione nel libro mastro deve corrispondere a una nella riconciliazione bancaria. Non dovrebbero esserci transazioni sull’estratto conto bancario senza una transazione contabile corrispondente e una distinta di pagamento, una fattura o un altro estratto conto.