I datori di lavoro si fidano dei dipendenti esenti con un’enorme quantità di autodeterminazione nel determinare come trascorrono le loro ore di lavoro. Tuttavia, ci sono momenti in cui i dipendenti esenti a tempo pieno sembrano lavorare meno di 40 ore in una settimana lavorativa. Dato che molti dipendenti stipendiati lavorano più di 40 ore in una settimana, coloro che impiegano molto meno tempo a svolgere le loro mansioni lavorative tendono a spiccare e indurre i datori di lavoro a chiedersi se è il momento di cambiare i modelli di personale, rivedere i loro piani di forza lavoro o riclassificare i lavoratori esenti.
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Osserva il numero di ore in cui i dipendenti della tua organizzazione esenti stanno attualmente lavorando. Controlla la tua pianificazione, il personale e il numero dei dipendenti per assicurarti di avere il giusto livello di specializzazione e distribuzione del lavoro. La specializzazione del lavoro si riferisce al numero di dipendenti assunti per svolgere attività necessarie per la produttività dell’organizzazione. Ad esempio, se hai due dipendenti e ognuno è assegnato a compiti correlati che potrebbero essere svolti da un solo dipendente, potresti avere un livello di specializzazione lavorativa più elevato del necessario.
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Rivedi le valutazioni delle prestazioni dei dipendenti e le descrizioni delle mansioni. Uno dei motivi per cui i dipendenti possono sembrare che lavorino meno ore è perché sono annoiati o sentono che il lavoro non è abbastanza impegnativo. Se sospetti che i dipendenti non lavorino abbastanza per portare a termine il proprio lavoro e trascorrono più tempo in attività non lavorative, come l’uso personale di Internet, questo problema dovrebbe essere affrontato attraverso una valutazione delle loro prestazioni lavorative.
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Incontra i singoli dipendenti per discutere le prestazioni lavorative e il tempo che dedicano allo svolgimento delle attività assegnate. Ridefinire le politiche sul posto di lavoro relative alla spesa delle ore lavorative per la gestione di questioni aziendali personali e non lavorative. Spiega la responsabilità che hanno accettato di fornire risultati in cambio di uno stipendio annuale, nonché il loro status di esenzione che dà loro la libertà di gestire il proprio tempo.
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Ricorda ai dipendenti esenti che ricevono uno stipendio commisurato alle loro capacità e qualifiche. L’organizzazione si aspetta che producano un certo livello di lavoro per raggiungere gli obiettivi aziendali e soddisfare i propri standard di prestazione. Chiedi se hanno bisogno di un lavoro più impegnativo o se vogliono assumersi responsabilità aggiuntive. Dare ai dipendenti esenti l’opportunità di accettare più lavoro o cercare opportunità non esenti all’interno dell’organizzazione che potrebbero non avere lo stesso livello di autonomia e libertà.
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Calcola l’impatto finanziario della riclassificazione dei lavoratori esenti e del pagamento di una retribuzione oraria invece di una retribuzione. Ciò richiede un’attenta pianificazione strategica e ricerca in merito allo status di esente rispetto a quello di non esente. Richiede anche revisioni sostanziali alle descrizioni delle mansioni, ai doveri e ai compiti. Consultare il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti per indicazioni su come esplorare questa possibilità. Se la riclassificazione viene eseguita in modo errato, può ritorcersi contro e creare responsabilità per enormi pagamenti di straordinari oltre a multe per potenziali violazioni del Fair Labor Standards Act, che è la legge federale che regola la retribuzione degli straordinari, l’orario di lavoro e lo stato di esenzione.