I rapporti riservati sui dipendenti delle risorse umane servono a diversi scopi interni ed esterni. I leader delle risorse umane preoccupati per le pratiche retributive dell’organizzazione spesso richiedono informazioni che consentano loro di esaminare le pratiche retributive o analizzare le strutture retributive. Inoltre, i rapporti riservati dei dipendenti delle risorse umane possono rivelare se gli sforzi di reclutamento della tua azienda sono giusti ed equi.
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Ottieni i dati del censimento dei dipendenti dal tuo dipartimento di tecnologia dell’informazione o dal tuo sistema di gestione delle risorse umane. Entrambe le fonti dovrebbero essere in grado di generare informazioni sui dipendenti in base a query relative a reparto, posizione, grado, incarico e livello di retribuzione. Inoltre, dovresti ottenere informazioni sulle pari opportunità di lavoro come razza ed etnia, età, sesso, stato di veterano e disabilità per i tuoi dipendenti da un database delle risorse umane. A causa della natura dei dati che gestisci, solo un determinato personale con accesso a dati riservati dovrebbe generare questi record di censimento dei dipendenti.
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Determina il tipo di rapporto che desideri creare. La preparazione dei dati riguardanti le corrette pratiche di impiego nell’amministrazione della retribuzione è un esempio di un rapporto riservato dei dipendenti delle risorse umane. Rapporti come questi verrebbero condivisi solo con alcuni membri del personale delle risorse umane e del team di leadership esecutiva della tua azienda. Un’analisi della retribuzione garantisce che la vostra azienda non stia violando le norme contenute nel Federal Age Discrimination in Employment Act e l’Equal Pay Act del 1963. Inoltre, un’analisi retributiva è una misura proattiva per stabilire se i salari della vostra azienda sono fissati in modo competitivo o se il vostro pacchetto di benefici è paragonabile a quelli forniti da datori di lavoro simili.
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Analizza i dati dei dipendenti per determinare se i tuoi processi di reclutamento e selezione sono equi ed efficaci. Per creare questo tipo di rapporto riservato dei dipendenti delle risorse umane, ottenere informazioni relative a candidati e dipendenti. Se la tua azienda pratica un’azione affermativa volontaria o obbligatoria, dovresti avere informazioni sui candidati – identificati per razza, sesso, stato di veterano, disabilità ed etnia – da un registro di flusso dei candidati preparato dalle informazioni che i candidati forniscono volontariamente. Le analisi di impatto disparate sono rapporti riservati sulle risorse umane che i professionisti delle risorse umane creano per determinare se le pratiche di reclutamento dell’organizzazione attirano candidati provenienti da diversi gruppi di popolazione. Se la tua azienda è un appaltatore governativo, queste informazioni saranno divulgate solo al personale delle risorse umane, alla leadership esecutiva e al Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti. L’Office of Contract Compliance del Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti applica le regole di azione affermativa per gli appaltatori del governo federale e, pertanto, ha il diritto di ispezionare i registri di flusso dei candidati e la documentazione relativa al programma di azione affermativa dell’azienda.
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Proteggi elettronicamente i rapporti e le analisi riservate delle risorse umane fornendo l’accesso al personale e ai dirigenti in base alle esigenze. In generale, il personale IT al di sotto del livello di direttore o senior management non dovrebbe avere accesso ai dati dei dipendenti. Le piccole organizzazioni che non dispongono di reparti HR dedicati possono simulare lo stesso livello di riservatezza attraverso la creazione di documenti protetti da password e disponibili solo tramite il professionista delle risorse umane che ha creato i report.