Decidere come gestire ogni riunione di lavoro che organizzi o lasciare che sia ai capi dipartimento la gestione di ogni riunione può portare alla disorganizzazione e una perdita di tempo. Creare un modello che chiunque può utilizzare per organizzare l’agenda di una riunione; la tua azienda funzionerà in modo più efficiente e otterrai di più durante le riunioni.
Decidi un formato
Un primo passo utile nella creazione di un modello di agenda della riunione è determinare il tipo di formato della riunione che si desidera utilizzare. Se è per riunioni di dipartimento semplici e settimanali, potresti limitare la struttura a designare l’ordine dei relatori. Se si tratta di una riunione più formale degli investitori o del team esecutivo, potresti utilizzare un formato strutturato che includa un inizio ufficiale della riunione, includa alcune pulizie preliminari alla discussione, ordini la presentazione delle informazioni e quindi includa una procedura di riepilogo.
Imposta il tuo foglio
Inizia il tuo modello di agenda con un’intestazione che lascia spazio per la data, il luogo e l’ora della riunione, nonché una linea per lo scopo della riunione se stai creando un modello che utilizzerai per diversi tipi di riunioni. Se il modello è per un solo tipo di riunione, ad esempio una riunione mensile dei capi dipartimento o una riunione trimestrale della direzione esecutiva, inserire il nome della riunione in alto. Quindi, elenca le principali categorie dell’agenda della riunione. Considera titoli come Call to Order, Scopo della riunione, Presentazioni e Chiusura della riunione. Designare chi presenterà ogni sezione.
Elenca sottocategorie
Sotto le categorie principali, elenca le sottocategorie. Sotto Call to Order, potresti includere l’appello, le presentazioni, l’approvazione dei verbali delle riunioni precedenti, il rapporto del presidente e il rapporto del tesoriere. In Scopo della riunione, lasciare uno spazio vuoto sufficiente per consentire agli organizzatori della riunione di includere tali informazioni. In Presentazioni, inizia con Old Business e quindi lascia spazio sufficiente per consentire all’organizzatore di una riunione di elencare i nuovi argomenti di discussione del giorno. Se organizzi riunioni per comitato o dipartimento, inizia con New Business ed elenca il nome di ciascun dipartimento o comitato. Dopo il titolo finale del comitato o del dipartimento, elenca Old Business, dove rivedi le attività non completate dall’ultima riunione. Sotto la chiusura della riunione, elenca gli elementi dell’azione, la data della prossima riunione e l’aggiornamento.
Informazione
Lascia spazio per i dettagli sul modello, come i nomi dei relatori, l’ora di ogni presentazione e le pause. La tua agenda dovrebbe consentire all’organizzatore della riunione di creare un programma che tenga traccia della riunione. Ad esempio, l’ordine del giorno potrebbe iniziare con “Call to Order e appello, 9:00”, seguito da “Presentazioni, 9:05” fino alla fine della riunione. Questo informa i partecipanti di quanto tempo hanno a disposizione per fare le loro presentazioni, quando possono interrompere le chiamate o le e-mail e quando la riunione viene aggiornata.