Gestire un’azienda di successo richiede pianificazione, cooperazione interpersonale, responsabilità e concentrazione. Affrontare le aree problematiche, le idee e riaffermare gli obiettivi aziendali a lungo termine in modo ordinato contribuirà a promuovere un’atmosfera aziendale più produttiva. Le riunioni aziendali settimanali, se gestite correttamente, possono essere uno strumento efficace che ispira cambiamenti positivi e orientati agli obiettivi, fornendo allo stesso tempo un mezzo per rivisitare le iniziative in corso. La creazione di un’agenda è un processo critico che alla fine definirà la direzione e l’argomento di discussione in ogni riunione aziendale.
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Creare o ottenere un modello di documento “Minuti” utilizzando un programma di elaborazione testi. Il documento verbale dovrebbe includere le persone presenti alla riunione, la data della riunione, gli argomenti discussi, le questioni risolte e le questioni che necessitano di ulteriore considerazione. Avere un membro del team che documenta ogni riunione ti aiuterà a formulare gli ordini del giorno delle riunioni future riducendo il tempo sprecato per affrontare affari vecchi o precedentemente risolti.
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Annota i nuovi ordini di lavoro che devono essere affrontati nella prima riunione settimanale. Raccogli le informazioni necessarie sull’argomento da ogni dipartimento. Le informazioni pertinenti possono includere rapporti sullo stato di avanzamento e documentazione del flusso di lavoro, ad esempio.
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Decidi la durata della riunione, i partecipanti e gli argomenti urgenti. Stimare il tempo necessario per discutere ogni argomento. Evita di inserire diversi argomenti nella riunione poiché ciò potrebbe ridurre l’efficacia della riunione.
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Crea l’agenda della riunione utilizzando un programma di elaborazione testi. L’agenda dovrebbe includere un’intestazione per ogni argomento, panoramiche delle attività, specifiche, assegnazioni di tempo e persone a capo di ogni argomento. A seconda della complessità degli argomenti e dei reparti coinvolti, valutare la possibilità di relegare la responsabilità della creazione degli argomenti dell’agenda alle rispettive persone a capo di ciascuna attività. Compilare le specifiche dell’argomento e le panoramiche di ciascun dipartimento nell’agenda della riunione.
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Fornire copie dell’ordine del giorno della riunione a tutte le persone che partecipano alla riunione prima della riunione. Assicurati di concedere a ciascun partecipante tempo sufficiente per prepararsi per la riunione.
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Tieni la riunione in tempo e mantieni le discussioni sull’argomento. Tenta di affrontare tutti gli argomenti dell’agenda entro i tempi previsti.
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Chiedere alla persona che prende il verbale di registrare gli argomenti discussi e i risultati della riunione, nonché annotare eventuali argomenti che non sono stati affrontati o risolti durante la riunione.
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Fornire copie dei verbali della riunione alle persone che non hanno potuto partecipare alla riunione. Come indicato nel passaggio 1, utilizza i verbali della riunione precedente per aiutare a formulare l’ordine del giorno della riunione della settimana successiva.