Se sei mai stato accusato di prendere appunti sulle riunioni, molto probabilmente hai registrato ciò che è stato detto e chi lo ha detto in ordine cronologico. Tale documentazione può essere preziosa come punto di riferimento per rinfrescare i ricordi e fornire un punto logico da cui iniziare il prossimo incontro. Tuttavia, se desideri aumentare i tuoi sforzi per concentrarti sulle azioni e sulle persone responsabili della loro implementazione, è una buona idea creare un modulo semplice che ti consenta di prendere appunti di riunione efficaci e utilizzabili. Tali moduli per prendere appunti sono particolarmente utili per le aziende che ronzano con un vortice costante di attività e progetti simultanei.
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Crea una copertina per le note della riunione che contenga informazioni di base ma importanti: la data della riunione, l’ora di inizio e di fine e i nomi delle persone presenti.
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Sposta la tua mentalità nel prendere appunti dalla registrazione in ordine cronologico alla trascrizione per progetto, compito o attività e alla creazione di moduli separati per ciascuno. Questa tecnica consente di tenere traccia delle assegnazioni e degli aggiornamenti in modo logico e ordinato identificando rapidamente il progetto, l’attività o l’attività nella parte superiore di ogni pagina. Quando qualcuno a una riunione affronta il suo progetto particolare, trovi il modulo corrispondente e lo compili di conseguenza.
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Scrivi “Progetto”, “Compito” o “Attività” nella parte superiore della pagina, su carta o in un documento di elaborazione di testo, quindi definiscilo. Ad esempio, l’intestazione di un modulo potrebbe essere: “Progetto: cerimonia del taglio del nastro presso la sede dell’azienda”. Un altro titolo del modulo potrebbe essere: “Compito: ordinare cibo e bevande analcoliche per la cerimonia del taglio del nastro”.
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Crea sottotitoli sotto il titolo principale di ogni modulo: “Dipendente designato”, “Passaggio dell’azione più recente”, “Passaggi dell’azione rimanenti”, “Scadenza”, “Ostacoli percepiti” e “Altre note”. Lascia ampio spazio tra di loro per le note della riunione. Se scegli di citare le persone direttamente, assicurati di mettere le loro dichiarazioni tra virgolette. Se non sei sicuro delle esatte parole di un oratore, chiedile di ripetere la sua dichiarazione.
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Rivedi il tuo modello e apporta eventuali ritocchi o modifiche specifiche per le tue esigenze. Ad esempio, se un dirigente aziendale importante insiste per approvare i tuoi progetti, compiti e attività, assicurati di creare un sottotitolo che incorpori lo stato della sua revisione.
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Porta i tuoi moduli a tutte le riunioni successive e, quando i partecipanti affrontano un particolare progetto, compito o attività, registra i loro rapporti sullo stato. Assicurati di porre domande, poiché la tua capacità di prendere appunti di riunione più efficaci e utilizzabili potrebbe dipendere dalla tua capacità di fornire informazioni. Ad esempio, se un dipendente si concentra sulla sua “ultima fase di azione” e trascura di menzionare le “fasi di azione rimanenti”, premere per questo aggiornamento.
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Diffondi le note della riunione ai partecipanti e conserva un’altra copia in un luogo sicuro. Il tuo prendere appunti efficace, incentrato sull’azione e il completamento, dovrebbe servire come un registro credibile degli eventi e un pratico riferimento in caso di domande o controversie.