Le aziende utilizzano bilanci di verifica per calcolare gli addebiti e gli accrediti mensili registrati nei loro libri contabili. I debiti sono i soldi che un’azienda spende o perde, mentre i crediti sono i soldi che un’azienda fa. Il bilancio di verifica somma i saldi in dare e in avere in ciascuna categoria di libro mastro per vedere se si bilanciano. È possibile gestire la contabilità della società utilizzando Excel per creare un bilancio di verifica e per registrare i movimenti.
Libro Mastro Generale
Gli addebiti e gli accrediti in un bilancio di verifica provengono da movimenti registrati nella contabilità generale di una società. Una contabilità generale tiene traccia dei debiti e dei crediti di una società in categorie quali contanti, capitale, contabilità clienti, conti fornitori e inventario. Prima di creare un bilancio di verifica, determinare i saldi di ciascuna contabilità generale della società. Ad esempio, il libro mastro della contabilità clienti potrebbe avere un movimento di addebito di $ 5,000 registrato il 12 dicembre. Quando ricevi un pagamento di $ 2,500 il 20 dicembre, pubblichi quel pagamento come una voce di credito. Il saldo del libro mastro è di $ 2,500, che è l’importo che inseriresti nel saldo di prova nella sezione dei debiti, come denaro ancora dovuto alla tua azienda.
Esempio di totali del bilancio di verifica
Dopo aver calcolato tutti i saldi dai vari libri contabili generali, utilizzare questi numeri per iniziare a creare le voci del bilancio di verifica in Excel. I saldi di contabilità generale possono essere $ 10,000 in contanti, $ 2,500 per i crediti e $ 3,000 per l’inventario. Queste voci vengono visualizzate come addebiti. Le voci di credito potrebbero includere $ 2,500 per conti da pagare, $ 4,000 di capitale e $ 9,000 di entrate. I saldi sia per il debito che per il credito sono pari a $ 15,550.
Utilizzando Excel
Utilizzare un foglio di lavoro Excel vuoto per creare un bilancio di verifica. Nella riga A, aggiungi i titoli per ciascuna colonna: “Nome / titolo del conto”, nella colonna A, “Debito”, nella colonna B e “Credito” nella colonna C. In “Nome / titolo del conto”, elenca ciascuno dei conti nel tuo libro mastro. Gli esempi precedenti includono contanti, conti attivi, inventario, conti fornitori, capitale e entrate. Aggiungi i saldi di ciascuno dei tuoi libri mastri alle colonne di debito e credito appropriate per ogni conto. Se uno dei tuoi saldi è un numero negativo, inserisci un segno “-” prima del numero, quando inserisci la voce. Questo dice a Excel di sottrarre il numero quando totalizza la colonna. Rendi le tue voci visualizzate come valuta evidenziando i numeri, quindi fai clic su “Formato” nel menu di Excel. Seleziona la scheda “Numero”, quindi fai clic su “Valuta” e seleziona il “simbolo del dollaro”. Fare clic sulla prima cella vuota nella colonna “Debito”, quindi selezionare il pulsante “Somma automatica”, che seleziona tutti i numeri nella colonna per il totale. Ripeti per la colonna “Credito”. Se il totale del “debito” è uguale ai totali del “credito”, i totali corrispondono a ciò che è nei libri contabili generali.
Limitazioni del bilancio di verifica
I saldi di prova hanno diverse limitazioni, anche quando i totali in debito e in accredito si bilanciano. Limitazioni come quando le transazioni che vengono omesse dal libro mastro, vengono omesse dal bilancio di verifica e quando le voci sono elencate sotto il libro mastro sbagliato, possono verificarsi errori. Se i saldi non corrispondono, verificare di aver incluso tutti i saldi di ogni contabilità generale, assicurarsi che tutti i totali della contabilità generale siano visualizzati nel bilancio di verifica e di non aver introdotto errori di battitura, ad esempio l’aggiunta di una cifra o l’eliminazione di una cifra. Potresti anche ottenere saldi non corrispondenti se un numero è nella colonna “debito”, quando dovrebbe apparire in “credito” e viceversa.