I pazienti odontoiatrici che non si presentano ad orari prestabiliti degli appuntamenti minano la stabilità finanziaria degli studi dentistici, soprattutto quelli piccoli. Questo comportamento, così come le cancellazioni dell’ultimo minuto, lasciano delle lacune nella programmazione che un altro paziente bisognoso di servizi odontoiatrici avrebbe potuto colmare. Inoltre, un evento di mancata presentazione può sconvolgere la produttività del personale odontoiatrico se si riempie il posto e il nuovo paziente richiede cure odontoiatriche più complesse rispetto a quelle originariamente programmate. Anche se non puoi fermare completamente le mancate presentazioni, puoi ridurre o quasi eliminare questo problema e l’impatto che ha sulla tua attività.
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Discutere l’importanza del prossimo appuntamento con i pazienti alla poltrona prima che se ne vadano dopo un esame odontoiatrico o un lavoro. Ad esempio, se si suppone che un paziente debba sottoporsi a una pulizia al prossimo appuntamento, discutere e sottolineare perché le pulizie dentali regolari sono importanti per la salute generale del paziente.
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Creare una politica di pianificazione con regole che i pazienti devono seguire per continuare a ricevere il servizio. Nella policy, spiega l’impatto che le mancate presentazioni e le cancellazioni dell’ultimo minuto hanno sui tuoi profitti e delinea chiaramente le sanzioni per il mancato rispetto delle regole, ad esempio una penale per “no-show”. Dopo aver creato la politica, richiedi che tutti i pazienti la firmino per confermare di aver compreso e accettato le regole.
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Richiedi un deposito per il prossimo appuntamento dai tuoi pazienti in modo che siano finanziariamente investiti nella presentazione e richiedano un preavviso da 24 a 48 ore se hanno bisogno di riprogrammare o annullare. Richiedi il deposito alla cassa mentre il paziente paga l’appuntamento corrente e programma quello successivo.
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Invia ai tuoi pazienti richieste di conferma dell’appuntamento e promemoria. Inviare un’e-mail o un messaggio di testo a un paziente una settimana prima dell’appuntamento e quindi chiamare un paziente con un promemoria il giorno prima.
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Chiedi al personale dell’ufficio di chiamare immediatamente un paziente che non si presenta entro 15 minuti dall’orario dell’appuntamento per scoprire perché non si è presentato, ribadire la politica di pianificazione e riprogrammare l’appuntamento se possibile.
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Metti da parte un’ora alla fine di ogni settimana per chiamare personalmente i tuoi pazienti ripetuti che non si presentano e discutere con loro delle loro assenze e dell’importanza di impegnarsi nelle loro cure dentistiche e seguire il programma.