Che tu stia riferendo su un progetto che è finito, proponendo qualcosa al tuo staff o facendo una presentazione ai clienti, i principi di una comunicazione efficace sono gli stessi. Concentrarti sull’organizzazione del tuo messaggio ti aiuterà a presentare meglio ciò che hai da dire e coinvolgere le persone con le tue idee e proposte.
Pubblico
Il primo passo per creare una presentazione efficace è analizzare il tuo pubblico. Ciò significa andare oltre ciò che sono e pensare a quali sono le loro capacità, esigenze e interessi. Per convincere le persone a comprare ciò che stai presentando, devi fornire loro un vantaggio. Con i membri del tuo staff, questo potrebbe significare semplificare i loro carichi di lavoro attraverso i nuovi sistemi che stai proponendo o aiutare l’azienda a ridurre i costi e aumentare i profitti, il che significa più sicurezza sul lavoro per loro. I tuoi clienti vogliono vantaggi come una migliore qualità, tempi di spedizione ridotti, maggiori vendite, maggiori profitti e un migliore servizio clienti.
Scopo
Prima di iniziare a creare qualsiasi presentazione, elenca gli scopi che hai in ordine di importanza. Un errore comune dei presentatori è quello di concentrarsi su ciò che vogliono ottenere dalla presentazione, ad esempio un venditore che spera di firmare un contratto. Invece, concentrati sui vantaggi che desideri fornire prima al pubblico, il che ti aiuterà a convertirlo in partner che vorranno aiutarti. Una volta che conosci i tuoi scopi, saprai come iniziare e terminare la presentazione, promettendo un beneficio all’inizio del tuo discorso e poi ripetendolo alla fine.
Struttura di presentazione
La tua presentazione dovrebbe seguire un approccio in tre fasi che inizia dicendo al pubblico cosa ascolterà e perché è importante per lui. Quando saranno interessati ad ascoltare le tue informazioni, saranno pronti per il tuo discorso. La seconda parte della presentazione dovrebbe mantenere ciò che hai promesso. Qui è dove fornisci i dettagli per sostenere la tua promessa di apertura. Termina la presentazione con un riepilogo e un invito all’azione, ricordando al tuo pubblico il vantaggio che hai promesso all’inizio del discorso e spiegando come ottenerlo.
Suggerimenti per la presentazione
Aggiungi elementi visivi alla tua presentazione per aiutare i membri del pubblico a vedere confronti affiancati o informazioni concrete piuttosto che concetti astratti. A seconda del tuo livello di competenza tecnologica, puoi utilizzare una lavagna cancellabile, una lavagna a fogli mobili, disegni, illustrazioni, una presentazione o una presentazione PowerPoint. Fai domande durante la presentazione per attirare il pubblico. Le tue domande dovrebbero essere semplici e generare le risposte che desideri, e potrebbero semplicemente cercare di convincere i membri del pubblico a diventare parte del processo e concordare verbalmente con te. Tieni un periodo di domande e risposte alla fine della presentazione per assicurarti che nessuno se ne vada con domande o incomprensioni sulle informazioni. Una sessione di domande e risposte ti dà l’opportunità di ascoltare dubbi o obiezioni e di eliminarli immediatamente.