La conduzione di un inventario annuale per una piccola impresa tende ad essere una di quelle parti necessarie del fare affari che non piacciono a coloro che sono stati scelti per partecipare. È necessario perché sapere esattamente cosa hai a disposizione come prodotti finiti o materie prime ti aiuta a pianificare il tuo programma di produzione o stimare i tuoi profitti in base alle scorte disponibili. Non è gradito, tuttavia, perché il processo può essere noioso e soggetto a errori. Una corretta pianificazione potrebbe non ridurre la noia, ma può ridurre la possibilità di errore, dandoti un conteggio accurato di ciò che è presente e di ciò che manca nel processo.
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Crea un elenco di inventario dai tuoi record correnti contenente l’elenco di tutti gli articoli nell’inventario, nonché qualsiasi informazione di identificazione allegata a ciascun articolo. Stampare l’elenco o fornire un mezzo elettronico portatile per portare l’elenco a coloro che fanno l’inventario, come posizionare l’inventario su un tablet.
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Crea team di conteggio utilizzando i tuoi dipendenti. Assegna coloro che hanno esperienza precedente nell’inventario come team leader responsabili del conteggio dell’inventario effettivo o del controllo degli articoli rispetto all’elenco dell’inventario.
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Controlla fisicamente ogni articolo nell’elenco dell’inventario. Individua l’inventario all’interno dell’area e guarda che sia effettivamente lì. Lavora metodicamente nell’elenco, spostandoti lungo gli articoli nello stesso ordine in cui sono archiviati per evitare di perdere tempo andando avanti e indietro nell’area dell’inventario.
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Controlla le informazioni di identificazione per gli articoli di inventario rispetto all’articolo effettivo per assicurarti che ciò che è elencato sia ciò che viene immagazzinato.
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Conferma la presenza di ogni articolo, nonché la sua posizione, contrassegnando chiaramente la presenza dell’articolo nell’elenco dell’inventario. Se l’elemento non è presente o è presente un elemento diverso nella posizione prevista, annotare la discrepanza prima di passare all’elemento successivo nell’elenco.
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Continua a controllare ogni articolo con l’elenco fino al completamento dell’inventario.
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Controlla gli elementi in eccesso elencati nelle tue note con quelli mancanti nell’elenco per assicurarti che l’elemento non sia mancante, ma semplicemente spostato. Riportare gli elementi spostati nelle posizioni corrette, se presenti.
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Fare un elenco degli articoli di inventario mancanti o sostituiti per ulteriori indagini e per qualsiasi bilanciamento necessario per i libri contabili.