Le piccole imprese aumentano le loro possibilità di successo quando i membri del personale hanno una comprensione comune delle regole e delle aspettative di un’azienda. Le politiche affrontano una serie di questioni come la parità di occupazione, i codici di abbigliamento, gli orari di lavoro e gli straordinari, la retribuzione dei lavoratori e l’uso delle attrezzature aziendali. Utilizzare un formato struttura per specificare chiaramente gli elementi della politica. Assicurati che tutte le politiche siano di facile comprensione e conformi ai requisiti legali e normativi.
testata
Inizia la struttura della tua politica con un’intestazione che consiste di elementi standard e pratici per il riferimento dei lettori. Un elemento è il titolo della politica. “Politica anti-discriminazione” o “Politica di sicurezza e protezione aziendale” sono esempi. Continuare con la data in cui la polizza è stata formalmente emessa, insieme alla data dell’ultima revisione. Queste informazioni comunicano quanto è recente una politica. Aggiungi un numero di polizza se la tua azienda utilizza questa convenzione, in genere quando sono in atto numerose polizze. Includere il dirigente dell’azienda o altra autorità che ha approvato la politica nell’intestazione.
Descrizione
La panoramica della politica fornisce ai lettori lo scopo della politica. Utilizzare un linguaggio semplice e breve che affronti sia lo sfondo della politica che i risultati previsti. Aggiungere informazioni sulle persone a cui si applica la politica. Ad esempio, “Questa politica si applica a tutto il personale che utilizza l’attrezzatura informatica dell’azienda e il software fornito dall’azienda”. Dettagliare le conseguenze quando i membri del personale non rispettano la politica. Ad esempio, “Questa attività aziendale è regolata direttamente dal governo federale; la non conformità rende un dipendente soggetto a procedimenti legali “.
Procedure
Le politiche e le procedure spesso vanno di pari passo. Ad esempio, una politica che affronta l’orario di lavoro della tua azienda probabilmente richiederà determinate procedure per documentare gli arrivi e le partenze dei giorni lavorativi; richiedere ferie, giorni personali o di malattia; o impegnarsi in telelavoro o altri accordi flessibili. Includere lo scopo e le attività associate a ciascuna procedura insieme a quando il personale dovrebbe utilizzare la procedura. È possibile seguire con dettagli che specificano i dadi e i bulloni per intraprendere attività procedurali. Un’opzione è: “Per richiedere una giornata personale, fai una richiesta scritta al tuo diretto superiore con almeno una settimana di anticipo. Il superiore ti informerà, per iscritto, se la tua richiesta è stata accettata o rifiutata con non più di due giorni lavorativi di anticipo. “
Informazioni aggiuntive
Includere ulteriori informazioni alla fine della bozza della politica. Un’opzione è un elenco di definizioni per terminologia univoca o per parole o frasi che potrebbero essere soggette a interpretazione. Ad esempio: “La nostra azienda definisce” segreti commerciali “e” informazioni proprietarie “come segue.” Ulteriori informazioni possono indirizzare i contatti, in base al titolo della posizione, per aiutare a interpretare le informazioni, risolvere problemi, affrontare situazioni speciali o intraprendere la politica in questione, ad esempio “Contattare l’amministratore del libro paga se è necessaria una guida procedurale”. Citare anche eventuali politiche, procedure, leggi, regolamenti o altre linee guida di riferimento, allegando i moduli richiesti, se necessario.