Il furto dei dipendenti costa alle piccole imprese circa 40 miliardi di dollari all’anno, secondo i Missouri Small Business and Technology Development Centers. I dipendenti rubano denaro, tempo, merci e attrezzature, ma il furto di forniture per ufficio rappresenta una parte significativa della perdita. Le ragioni del furto da parte dei dipendenti includono tempi economici di magra, rifiuto di aumenti e promozioni, paura di licenziamenti e rabbia nei confronti dei datori di lavoro. Un piano di prevenzione dei furti dovrebbe concentrarsi sulla creazione di un ambiente etico attraverso politiche chiare e procedure applicate in modo coerente. Più piccola è l’impresa, più sembreranno tentativi eccessivi di prevenzione dei furti, ma la piccola impresa può essere duramente colpita dall’accumulo di piccole perdite. I dipendenti hanno bisogno di forniture per ufficio per svolgere il loro lavoro. Le aziende devono controllare i costi operativi, compreso il costo della sostituzione delle forniture per ufficio rubate.
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Esaminare i processi dell’azienda per l’acquisto e la distribuzione di forniture per ufficio. Ciò aiuterà a identificare i luoghi in cui può verificarsi il furto. Ad esempio, identifica i dipendenti che hanno spesso bisogno di articoli sostitutivi o chiedi informazioni sulla scomparsa di forniture per ufficio da aree comuni come gli uffici di posta.
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Eseguire controlli in background e controllare le referenze prima di assumere dipendenti. Evita di prendere decisioni di assunzione basate su sentimenti istintivi o sui consigli di amici, dipendenti o colleghi.
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Chiedere ai dipendenti il loro feedback e suggerimenti per prevenire il furto di forniture per ufficio. Invita i dipendenti a contribuire al piano di prevenzione, comprese le politiche, le procedure e le conseguenze.
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Assegna dipendenti specifici per l’acquisto e la distribuzione di forniture. Ad esempio, chiedi al personale della contabilità di ordinare i materiali di consumo e al responsabile dell’ufficio di monitorare e distribuire i materiali di consumo.
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Designare un luogo in cui riporre le forniture per ufficio sotto chiave, come un armadietto, un armadio o un cassetto della scrivania, e fornire l’accesso a dipendenti specifici. L’accesso limitato garantisce la responsabilità.
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Crea polizze chiare e semplici che coprano il furto di forniture per ufficio. Elenca gli articoli definiti come forniture per ufficio, come distributori di carta e nastro, in modo che i dipendenti comprendano cosa copre la polizza. Definire il furto nella polizza, ad esempio la rimozione di forniture dal posto di lavoro per l’utilizzo a casa.
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Includere nelle politiche il processo investigativo, come i requisiti per astenersi dal fare accuse fino a quando i fatti non vengono raccolti e l’azienda può documentare l’azione che intraprende. Le politiche dovrebbero includere un metodo che consenta ai dipendenti di segnalare in modo confidenziale il sospetto di furto e le conseguenze che i dipendenti devono affrontare se vengono sorpresi a rubare forniture per ufficio, come rimprovero, sospensione, risoluzione e azioni legali.
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Sviluppare procedure per l’acquisto e la distribuzione di forniture per ufficio e concentrarsi sul controllo della spesa. Un metodo consiste nel limitare l’acquisto di forniture a ordini mensili o trimestrali. La tua azienda può chiedere a ogni dipendente di elencare gli articoli necessari su un foglio d’ordine che viene inviato per l’approvazione da un manager o da un altro supervisore. Richiedi ai dipendenti di firmare per le forniture per ufficio da utilizzare per un periodo predeterminato, ad esempio un mese, o di richiedere forniture quando necessario.
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Distribuire le politiche e le procedure in forma scritta, richiedere ai dipendenti di firmare il documento e fornire una comunicazione chiara che l’azienda prende sul serio il furto di forniture per ufficio e non lo considera diverso dal furto di denaro o merci.
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Dare l’esempio e dare il tono all’etica e alla fiducia nell’azienda adottando questi valori in tutte le aree dell’attività e assicurando che il piano di prevenzione dei furti sia applicato in modo equo e coerente.