Le aziende che pagano la paga oraria devono tenere traccia del numero di ore di lavoro dei dipendenti. Un monitoraggio affidabile è particolarmente importante per le piccole imprese perché un’unica fonte di errore può sommarsi a gran parte del budget complessivo. I cartellini elettronici rappresentano un modo rapido, accurato e sicuro per tenere traccia delle ore di lavoro dei dipendenti. I sistemi controllano l’accesso e la disconnessione tramite carte magnetiche, badge, PIN o caratteristiche biometriche come impronte digitali o riconoscimento facciale. Su alcuni sistemi è disponibile una funzione GPS per monitorare i dipendenti mobili. Le aziende possono scegliere il livello di sicurezza di cui hanno bisogno e quindi addestrare i dipendenti a utilizzare il nuovo sistema in modo efficace.
Scegli il sistema
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Definisci i tuoi requisiti per il tempo di monitoraggio. Se è necessario solo un sistema per sostituire le schede perforate, procurarsene uno che consenta ai lavoratori di accedere elettronicamente alle stazioni condivise. Se devi anche tenere traccia del tempo degli impiegati, procurati un sistema che funzioni su un computer desktop. Per monitorare i lavoratori mobili, procurati un sistema che possa essere eseguito su uno smartphone e prendi in considerazione l’idea di ottenere una funzione GPS, se necessario.
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Definisci i tuoi requisiti di sicurezza. Se i supervisori possono controllare chi è presente, ottenere carte magnetiche o badge, ma sii consapevole che i lavoratori possono quindi registrarsi a vicenda o terze parti possono accedere con carte smarrite. I PIN sono leggermente più sicuri poiché non possono essere persi o smarriti. Se è richiesta un’elevata sicurezza, procurati un sistema con impronte digitali o accessi di riconoscimento facciale.
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Definisci i tuoi requisiti di reporting. Assicurati che il sistema elabori i tempi per produrre dati che puoi utilizzare. Chiedete formati di dati, compatibilità di database e formati di file e verificateli con le vostre applicazioni esistenti per il libro paga e la fatturazione.
Acquisto e installazione
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Identificare almeno tre fornitori che possono offrire sistemi con le caratteristiche definite nella sezione 1. Chiedere loro di presentare proposte.
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Valutare le proposte in termini di requisiti essenziali definiti nella Sezione 1. Se il sistema di un fornitore manca di alcuni dei requisiti essenziali, chiedergli di aggiungere le caratteristiche necessarie o richiedere una proposta da un fornitore aggiuntivo.
3
Valuta i prezzi dei fornitori da almeno tre fornitori e acquista dall’offerente più basso. Se hai requisiti speciali che significano che hai meno proposte che soddisfano le tue esigenze, assicurati che il prezzo dell’offerente qualificato sia ragionevole rispetto ai prezzi degli altri, anche se è più alto.
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Acquista il sistema scelto e chiedi al fornitore di installarlo e configurare il software. Assegna dei dipendenti a lavorare con il team dei fornitori per acquisire esperienza pratica con il nuovo sistema.
Formazione e utilizzo
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Chiedi a un rappresentante del fornitore di mostrare ai dipendenti come utilizzare il nuovo sistema. Assicurarsi che il fornitore abbia fornito manuali di istruzioni.
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Esegui un test con un ciclo completo di accessi, disconnessioni, elaborazione dati, buste paga, ecc., Per assicurarti che il sistema funzioni.
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Assegna la responsabilità del supporto e avvia le operazioni live. Tieni d’occhio il processo e i dati per i primi cicli di elaborazione, alla ricerca di eventuali segni di problemi. Controllare l’output e il reporting prima di eseguire il libro paga o fatturare i clienti in base al nuovo sistema.