A volte sembra che il modo più veloce per diffondere le informazioni sul posto di lavoro sia dire alle persone che sono riservate. I lavoratori ora hanno più modi che mai per diffondere i pettegolezzi dell’ufficio, compresi i social media, che sono stati persino utilizzati per annunciare le decisioni della giuria prima di essere ascoltati in tribunale. In una piccola impresa, in particolare quando i dipendenti si sentono più come una famiglia che come colleghi, le informazioni private possono diffondersi rapidamente in tutta l’azienda. Per combattere la condivisione inappropriata delle informazioni, la tua piccola impresa deve creare e applicare politiche e procedure esplicite.
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Identifica le informazioni che devono rimanere riservate. In alcuni casi, la legislazione federale e statale impone che determinate informazioni rimangano private, come informazioni mediche o numeri di previdenza sociale dei dipendenti. Decidi quali informazioni proprietarie devono rimanere riservate e in quali circostanze, se del caso, possono essere condivise. Alcuni tipi di informazioni non possono essere mantenute riservate – denunce di molestie sessuali, ad esempio, che devono essere segnalate e indagate per evitare responsabilità – ma dovresti decidere come limitare rigorosamente il numero di persone informate in base alla necessità di sapere .
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Crea una politica per affrontare la riservatezza. Fornire dettagli ed esempi dei tipi specifici di informazioni che l’azienda considera riservate. Indicare anche le informazioni non protette, come le e-mail personali sul sistema di posta elettronica aziendale. Rivedi e aggiorna regolarmente la politica per affrontare nuovi problemi, come i blog e i social media, man mano che si presentano.
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Formare i dipendenti sulla politica. Fornire esempi e scenari per aiutare i dipendenti a identificare quali informazioni possono essere rilasciate ea chi. Includere specifiche, come una persona o un reparto specifico a cui i dipendenti possono indirizzare le richieste dei media. Chiedere ai dipendenti di non discutere di informazioni riservate in un ambiente aperto come l’ascensore pubblico o durante il pranzo in un ristorante.
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Richiedi al personale di firmare un accordo di riservatezza. Indicare le conseguenze della violazione dell’accordo. Includere condizioni che vietino esplicitamente il rilascio di informazioni riservate anche se il lavoratore non è più impiegato nell’azienda.
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Istruire il personale a verificare in modo indipendente l’autenticità di agenzie esterne, partner e altre persone prima di fornire informazioni riservate. Ad esempio, richiedere un’identificazione appropriata o fornire informazioni solo a un unico punto di contatto. Chiedere l’indirizzo postale o il numero di telefono e restituire le informazioni direttamente, solo dopo aver confermato che le informazioni di contatto sono legittime.
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Disciplina i dipendenti che vengono sorpresi a diffondere informazioni in modo inappropriato. Prendere in considerazione misure più severe per i dipendenti e altre persone che violano le restrizioni di riservatezza imposte dalla legge. Ad esempio, la giurato che ha pubblicato un verdetto di colpevolezza inappropriato su Facebook si è trovata espulsa dalla giuria e si è trovata di fronte a una data in tribunale, come imputata.