Quando crei documenti di fogli di calcolo per tenere traccia degli ID dei dipendenti, prevedere le vendite o confrontare i prodotti, potresti voler preparare i tuoi dati in un altro programma e aprire il file risultante in Microsoft Excel. Il formato di file con valori separati da virgole o CSV utilizza testo normale per rappresentare i valori delle singole celle e i contenuti delle righe dei dati del foglio di calcolo. Con un po ‘di pianificazione per conformarsi al formato CSV, puoi utilizzare Blocco note per digitare il contenuto del foglio di calcolo mentre sei lontano dal computer dell’ufficio e trasformare rapidamente i risultati in un documento Excel.
Configurazione file
Per creare un file CSV da aprire in Microsoft Excel, dovrai decidere quante colonne utilizzerai in Microsoft Excel per le categorie di informazioni che stai preparando in Blocco note. La tua prima riga di celle di Excel dovrebbe contenere le intestazioni per i tuoi dati, ognuna etichettando il contenuto di una singola colonna. Per creare il testo che si trasformerà nelle intestazioni delle colonne, digitarli come prima riga del file Blocco note, separando le etichette con virgole e terminare la riga con il tasto Invio per creare un ritorno a capo. Ad esempio, se il tuo foglio di lavoro elenca i nomi e i numeri di identificazione dei dipendenti, le intestazioni potrebbero essere “Nome, Secondo nome, Cognome, Numero badge”.
Data Entry
Una volta che sei sicuro di quante colonne riempiranno i tuoi dati e avrai creato le tue intestazioni, puoi digitare i tuoi dati, riga per riga. Se uno dei valori dei dati contiene una virgola, è necessario racchiudere il valore tra virgolette doppie. Ad esempio, se un badge ID sostitutivo porta una designazione speciale che include una virgola, digita il valore come “Numero badge, 2” e inserisci la virgola di delimitazione dopo le virgolette doppie di chiusura. Allo stesso modo, se uno dei tuoi valori utilizza le virgolette, racchiudi il valore tra virgolette doppie e inserisci una virgoletta doppia in più davanti e dietro il materiale tra virgolette. Ad esempio, se il secondo nome di uno dei tuoi dipendenti è Giovanni e utilizza il soprannome “Tiny”, digita il nome come “John” “Tiny” “”
Passaggi finali
Dopo aver immesso tutti i dati in Blocco note, salva il file come documento di testo e modifica la sua estensione in “.csv”. Sebbene i documenti CSV siano costituiti da testo normale, Microsoft Excel non li riconosce come file CSV senza l’estensione file appropriata. Quando fai clic sulla scheda “File” in Microsoft Excel e selezioni “Apri” per visualizzare la finestra di dialogo Apri, puoi impostare il tipo di file su “File di testo” in modo che il tuo documento CSV venga visualizzato nell’elenco, quindi fai doppio clic sul nome del file per aprirlo in un nuovo documento della cartella di lavoro. È sempre consigliabile verificare che Excel identifichi correttamente numeri e date. In caso affermativo, i valori appariranno allineati a destra nelle celle di Excel. Per un maggiore controllo su come Excel interpreta e formatta i dati, puoi aprire il tuo file CSV tramite la procedura guidata di importazione del testo. Troverai la procedura guidata nella scheda Dati della barra multifunzione di Excel in Carica dati esterni.
Considerazioni
Se uno dei tuoi record non include un valore per un campo specifico, dovrai digitare una seconda virgola dopo quella che delimita il campo davanti ad esso. Ad esempio, se la tua dipendente Jane Roe non ha un secondo nome, il suo record leggerà Roe“ Jane Per rendere i tuoi campi vuoti più evidenti nel tuo file di testo, puoi rappresentarli con una coppia consecutiva di virgolette doppie e seguirli con un virgola. Excel ignora le virgolette quando apre il file CSV. Il record di Jane Roe quindi legge “Roe”, “”, “Jane” Se si salta accidentalmente un campo, i dati non verranno allineati nelle colonne appropriate in Excel. Per correggere il problema, modifica il tuo file CSV per correggere il campo mancante e aprilo di nuovo in Excel.