Qualcuno che lavora in un’azienda privata ha un’idea per migliorare l’attività in modo sostanziale. Poiché l’idea è trasformativa – ad esempio, entrare nei mercati di esportazione per la prima volta – dovrà presentare un piano al comitato di gestione dell’azienda per l’approvazione. Poiché l’ingresso nei mercati internazionali sarebbe una tappa importante per l’azienda, vuole scrivere un piano che dia il miglior trattamento possibile alla sua idea. Ovviamente vuole che il piano venga approvato e implementato.
Costruire una coalizione
Invece di dare per scontato che i membri del comitato saranno entusiasti di esportare quanto lui, decide di non isolarsi mentre sviluppa il piano, ma di coinvolgere il più possibile i membri del comitato nel progetto. I membri rappresentano le principali funzioni aziendali: finanza, marketing. produzione e operazioni. Mentre sviluppa il piano, incontra personalmente il membro del comitato appropriato per gli aggiornamenti e per ascoltare le preoccupazioni. Inoltre, coinvolge nella discussione il consulente legale esterno della società, il contabile e il banchiere incontrandoli per esaminare i punti relativi alle loro aree.
Creare la visione
L’autore del piano ritiene che sarà utile aiutare i membri del comitato a immaginare come sarà quando l’azienda inizierà ad acquisire clienti esteri per i suoi prodotti. Fa in modo che un rappresentante regionale della Export-Import Bank degli Stati Uniti, un’agenzia federale, visiti l’azienda e faccia una presentazione sui vantaggi dell’esportazione e sui modi in cui l’agenzia può aiutare facilitando il necessario finanziamento all’esportazione.
Mantenere il piano fresco
Non volendo perdere l’attenzione dei membri del comitato mentre sta lavorando al piano, l’ideatore dell’idea invia rapporti provvisori ai membri e richiede i loro commenti. Si incontra con loro per rispondere alle domande e fornire aggiornamenti generali su come appare il piano mentre si avvicina al completamento. Cerca di rimanere attento a qualsiasi accenno di disaccordo. Se si verificano tali reazioni negative, interviene immediatamente per fornire informazioni che allevieranno tali preoccupazioni.
Presentazione del piano
Tutto ciò che riguarda il piano scritto dovrebbe essere chiaro e pertinente. L’autore dovrebbe evitare tabelle, diagrammi o grafici confusi che non contribuiscono alla comprensione del piano. Le proiezioni finanziarie dovrebbero essere chiare. Dovrebbe limitare la copertura a temi importanti che riguardano le funzioni dell’azienda. Il piano finale dovrebbe essere ben scritto e rilegato in modo da renderlo facile da usare per i lettori. Una versione dei punti salienti del piano nel software di presentazione potrebbe servire come un’introduzione efficace per i membri del comitato.