La fatturazione in outsourcing è conveniente, ma può anche essere costosa. Devi pagare un’agenzia o un servizio di fatturazione per ogni fattura inviata. L’invio di informazioni alla società di fatturazione aumenta anche il tempo necessario per far arrivare le fatture ai clienti. Restituire internamente il processo di fatturazione ti consente di tenere traccia di quando vengono inviate le fatture. Puoi anche risparmiare denaro. Il passaggio dalla fatturazione in outsourcing a quella interna richiede pianificazione e preparazione per evitare errori.
Metodologia
Sebbene sia possibile fatturare a mano con fatture dattiloscritte o anche scritte a mano, il software di fatturazione automatizza il processo e lo rende più veloce ed efficiente. Se stai già utilizzando un software di contabilità come Quickbooks, utilizza la funzione di fatturazione del software per generare automaticamente fatture, registrare i pagamenti e tenere traccia dei conti dei clienti. Con il software di fatturazione, si impostano le informazioni sul cliente una volta. Successivamente si registrano le transazioni e di solito si fa clic su uno o due pulsanti per emettere la fattura. Puoi anche generare rapporti per invecchiare i tuoi crediti ed emettere fatture successive senza dover reinserire tutte le informazioni.
Personale
Designare la persona o le persone che saranno responsabili della fatturazione, quindi istruirle sulle procedure di fatturazione. Idealmente, troverai un dipendente che abbia familiarità con il software di fatturazione e fatturazione. In caso contrario, potrebbe essere necessario investire in corsi di formazione. A seconda del volume di fatturazione, potrebbe essere necessario dedicare un dipendente solo alla fatturazione. Se il carico di lavoro non è troppo pesante, tuttavia, puoi combinare i compiti di fatturazione con altri compiti d’ufficio. La buona pratica contabile impone di separare le funzioni Contabilità fornitori (fatturazione) e Contabilità clienti al fine di ridurre il rischio di frodi o errori. Se ciò non è possibile, chiedi a qualcuno di rivedere regolarmente gli account per cercare errori o discrepanze.
Sincronizzazione
La tempistica della fatturazione può aiutarti a gestire il flusso di cassa. Effettuando la fatturazione internamente, non pagherai denaro extra ogni volta che invii una fattura, quindi potresti trovare utile fatturare più spesso. Ad esempio, invece di emettere tutte le bollette una volta al mese, potresti fatturare ogni cliente al termine del lavoro oppure fatturare settimanalmente o ogni due settimane. Puoi anche provare a offrire uno sconto dell’uno o due percento per il pagamento entro 10 giorni dal ricevimento della fattura.
altre considerazioni
Coordina il passaggio dalla fatturazione in outsourcing a quella interna con la tua precedente società di fatturazione. Questo ti aiuterà a evitare di infastidire o confondere i tuoi clienti con fatture duplicate. Ti consigliamo inoltre di avvisare i clienti di eventuali modifiche negli indirizzi di fatturazione o di pagamento. Evidenzia queste modifiche sulle nuove fatture che invii. Potrebbe essere necessario uno spazio dedicato per la fatturazione del personale e dei record.