Gli errori nelle fatture possono causare sfiducia e confusione tra te ei tuoi clienti. Questi errori si verificano molto meno spesso rispetto al passato, perché i progettisti di software finanziari sono costantemente alla ricerca di modi per ridurre la probabilità che si commetta un errore automatizzando il più possibile il processo di fatturazione.
Impatto contabile
I conti che possono essere interessati da un errore di fattura sono i conti patrimoniali: crediti, inventario e contanti. I contabili registrano le fatture non pagate nella contabilità clienti, rimuovono gli articoli fatturati dall’inventario, sottraggono le fatture pagate dalla contabilità clienti e aggiungono i pagamenti in contanti. Le attività fanno parte dell’equazione contabile, le attività sono uguali alle passività più il patrimonio netto, utilizzate nei bilanci per calcolare la posizione finanziaria di una società in un determinato momento. Un errore di fatturazione significativo o errori di fatturazione abituali possono influire sugli importi di bilancio della società. I creditori utilizzano il bilancio per decidere la tua solvibilità.
Apri errori di fattura
Se addebiti a un cliente un numero errato di articoli, il conteggio dell’inventario e il totale della fattura non sono corretti. Se il tuo cliente rileva l’errore prima di pagare la bolletta, emetti un credito o correggi la fattura. Ciò correggerà l’inventario, i totali delle fatture e la contabilità clienti. Il lavoro di ufficio extra e il tempo speso per comunicare l’errore è un inconveniente per te e per il tuo cliente. Peggio ancora, se dai un prezzo eccessivo al cliente e lui si accorge dell’errore, potrebbe pensare che la tua azienda sia disonesta e scegliere di non fare affari con te in futuro.
Errori di fatture pagate
Se invii una fattura con un errore che il tuo cliente non rileva, potrebbe aver già pagato la fattura nel momento in cui rilevi l’errore. Un cliente può arrabbiarsi se gli dici che deve più soldi su una fattura che ha pagato per intero. Se la differenza non ha un impatto significativo sui profitti, un buon servizio clienti dice di accettare la perdita. Correggi la fattura ed emetti un credito per il saldo. Invia al tuo cliente la fattura e il credito corretti in modo che sappia il prezzo del suo acquisto. Se sovraccarichi il tuo cliente, contattalo, spiegagli l’errore, chiedi scusa e rimborsalo con un assegno o un credito.
Evita errori di fatturazione
Investi in software finanziario affidabile per piccole imprese come QuickBooks, Peachtree o un software specifico per il tuo settore. Questi software consentono di automatizzare la maggior parte delle parti del processo di fatturazione. L’automazione delle attività riduce notevolmente gli errori. Imposta i prezzi, le descrizioni e lo stato imponibile o non imponibile per gli articoli in modo che appaiano quando inserisci l’articolo in una fattura. Mantieni aggiornato l’elenco. Memorizza anche i dettagli di clienti e lavori. Se ti trovi in un’azienda che richiede l’approvazione degli ordini di acquisto, con un solo clic del pulsante, puoi copiare tutti i dettagli dell’ordine di acquisto approvato in una fattura eliminando la possibilità di incomprensioni tra la tua azienda e il tuo cliente.