Il kit di benvenuto che offri ai nuovi assunti è un veicolo per trasmettere la filosofia, la visione e le politiche pertinenti della tua azienda. Sebbene i contenuti precisi di un nuovo pacchetto di benvenuto per le assunzioni variano in base alle esigenze della tua azienda, alcuni elementi rimangono costanti nella maggior parte dei settori. Tali elementi includono una lettera di benvenuto, la dichiarazione di intenti dell’azienda, un organigramma e un programma per le nuove attività di orientamento alle assunzioni. Potresti anche includere buste paga e orari delle ferie, informazioni di contatto per dipendenti o reparti, politiche aziendali chiave e istruzioni per ottenere un ID aziendale e biglietti da visita.
1
Parla con la direzione e il dipartimento del personale per identificare esattamente quali articoli vogliono che tu includa nel nuovo kit di benvenuto per le assunzioni. Raccogli le versioni più aggiornate di ciascuno di questi documenti.
2
Organizza i materiali in categorie logiche, ciascuna delle quali diventerà una sezione separata nel raccoglitore di benvenuto. Crea copie pulite degli elementi selezionati per ogni raccoglitore. Etichettare le linguette divisorie come segue e inserirle nei raccoglitori in questo ordine: Materiali di benvenuto; Informazioni sulla società; Buste paga e orari delle ferie; Politiche; e altre informazioni utili o varie.
3
Posizionare le informazioni stampate appropriate in ciascuna sezione del raccoglitore di benvenuto. La prima sezione, Materiali di benvenuto, include una lettera di benvenuto e il programma degli eventi di orientamento, insieme alle istruzioni per ottenere il badge identificativo del dipendente e i biglietti da visita. Metti la dichiarazione della missione dell’azienda, l’organigramma e le informazioni di contatto chiave nella sezione Informazioni sulla società. Pianificazioni di pagamento, vacanze e informazioni sulle ferie vanno nella sezione successiva. Includere lettere o istruzioni sulle politiche chiave nella sezione Politiche. La sezione finale contiene tutte le informazioni aggiuntive ritenute utili al nuovo dipendente, come i punti di ristoro consigliati nelle vicinanze, una mappa del territorio, informazioni sui trasporti pubblici o sui parcheggi e un elenco di comodità: farmacie, tintorie e palestre, ad esempio.
4
Crea una pagina del sommario per la copertina anteriore interna del raccoglitore di orientamento per i nuovi assunti. Nel sommario, elenca ogni elemento nel raccoglitore nell’ordine in cui appare.
5
Includere piccoli articoli promozionali che mostrano il logo dell’azienda, se lo si desidera. Penne, blocchi note e portachiavi sono piccoli gettoni che possono aiutare un nuovo dipendente a sentirsi parte del gruppo. Alcune aziende scelgono di includere i materiali del kit di benvenuto in borse o zaini decorati con il logo dell’azienda. Questo offre anche la possibilità di includere oggetti più grandi, come tazze da caffè o calcolatrici.
6
Decidi in anticipo se il tuo kit di benvenuto includerà documenti che il nuovo dipendente dovrà compilare e firmare, come autorizzazioni di deposito diretto, documenti assicurativi e moduli di contatto di emergenza. Alcune aziende includono questo tipo di materiale in un kit di benvenuto, con le istruzioni per completarlo e restituirlo. Altri preferiscono che i nuovi dipendenti completino di persona questi importanti documenti durante una sessione di orientamento con l’ufficio risorse umane dell’azienda.