Una riunione ben organizzata può essere utilizzata per formare efficacemente i dipendenti, concludere una vendita importante, fissare obiettivi di business e mantenere i progetti importanti sulla strada giusta. Una riunione di successo inizia ben prima che tutti siano riuniti in una sala conferenze. La persona che gestisce la riunione deve prendere accordi, raccogliere materiali, inviare inviti e coordinare le attività. I partecipanti devono essere preparati a gestire qualsiasi attività richiesta, fornire feedback, fare presentazioni o fare brainstorming di idee. Fare le basi in anticipo manterrà la riunione senza intoppi e ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi.
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Determina se stai conducendo la riunione o se ti aspetti di partecipare in qualsiasi modo. Se sei responsabile degli accordi, sii pronto a coordinare la pianificazione, i materiali e il ritmo della riunione.
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Stabilisci un obiettivo per la riunione. Decidi se stai cercando di effettuare una vendita, coinvolgere un investitore, formare i dipendenti sulle politiche aziendali o fare brainstorming su nuove idee di prodotto.
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Stabilisci un ordine del giorno per la riunione. Avvisare i partecipanti se si prevede che la riunione sarà particolarmente lunga. Concediti del tempo per il bagno o per le pause di ristoro. Prepara un programma se ci saranno più oratori o relatori.
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Prendi accordi per una sala riunioni, una teleconferenza o una riunione online. Prenota un orario che funzioni per tutti i partecipanti chiave. Chiama o invia un’email al gruppo per assicurarti che l’orario scelto funzioni per tutti.
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Invia dettagli su ora e posizione a tutti i partecipanti. Se hai a che fare con dipendenti, informali se la partecipazione è obbligatoria o facoltativa. Inviare tramite e-mail i numeri e i codici delle teleconferenze se si sta organizzando una riunione telefonica.
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Preparati per l’attrezzatura necessaria. Ad esempio, se hai intenzione di fare una presentazione al computer, assicurati che la sala conferenze abbia uno schermo e un proiettore. Impara come collegare il tuo laptop al proiettore in modo da non dover sprecare tempo prezioso per le riunioni occupandoti dei dettagli tecnici.
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Fai un giro di prova della tua presentazione prima di farlo davanti ai clienti. Assicurati che la tua presentazione di vendita o investimento sia professionale, concisa e interessante. I grafici infiniti proiettati su uno schermo non rendono le riunioni avvincenti. Comprendi il tuo pubblico, come puoi soddisfare le sue esigenze e quali obiettivi vuoi raggiungere.
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Raccogli i materiali. Stampa le dispense. Assicurati che ci siano abbastanza sedie per tutti. Prepara rinfreschi o prendi accordi per il catering, se necessario.
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Ricorda ai partecipanti 24 ore prima o la mattina dell’incontro vero e proprio. Cerca di avviare la riunione prontamente all’ora stabilita.