Quando affronti un incarico di scrittura per il mondo degli affari, dovrai abbandonare le abbreviazioni, il gergo ei punti esclamativi degli SMS e delle e-mail casuali e produrre un documento logico dall’aspetto professionale, ben sviluppato e ben informato. Se non hai scritto nulla di professionale o se è da un po ‘di tempo, puoi imparare o rispolverare trattandoti come uno studente nel tuo corso di scrittura aziendale. La pratica potrebbe non renderti perfetto, ma sicuramente migliorerà le tue capacità.
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Assegna al tuo modello di auto compiti di scrittura, come un promemoria, un rapporto di più pagine e una lettera, per esercitarti a scrivere documenti di prova con l’obiettivo di padroneggiare i problemi di scrittura di ordine superiore. Come sottolineato dall’Online Writing Lab (OWL) della Purdue University, ci sono quattro problemi di scrittura di ordine superiore. Includono focus e scopo, che richiedono l’affermazione di una tesi chiara o una dichiarazione di intenti all’inizio del pezzo e quindi assicurarsi che tutto ciò che segue si riferisca ad essa. La consapevolezza del pubblico considera il tono e richiede una comprensione del lettore e di ciò che ha bisogno di sapere. Successivamente, organizzazione e progettazione del documento, il che significa che devi assicurarti che un punto segua logicamente da un altro, che i punti siano raggruppati in modo appropriato e che il documento sia formattato in modo appropriato per il suo scopo. E infine, sviluppo, il che significa che devi includere tutto il necessario per rendere il pezzo effettivamente corretto e per assicurarti che la tua logica segua.
Se non riesci a gestire efficacemente anche un problema di scrittura di ordine superiore, l’intero pezzo potrebbe fallire; per esempio, se non lo organizzi bene, il lettore si sentirà perso e incapace di seguire la presentazione – la sua logica potrebbe fallire.
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Leggi ogni documento dopo averlo finito, considerando ciascuna delle quattro preoccupazioni di ordine superiore.
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Rivedi ogni documento per migliorare i problemi di scrittura di ordine superiore. Ad esempio, potresti riordinare i paragrafi per organizzare meglio il materiale o tagliare materiale tangenziale, ridondanze e prolissità per migliorare la messa a fuoco. Quando hai finito, molto probabilmente noterai un netto miglioramento, se non hai già padroneggiato le preoccupazioni di scrittura di ordine superiore.
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Esamina i tuoi documenti di pratica, utilizzando il controllo grammaticale, per accertarti se hai un pattern di errori LOC (later order concern). I problemi di ordine successivo includono grammatica, punteggiatura, dizione e ortografia, secondo il GUFO di Purdue, quindi ad esempio, potresti vedere che il controllo grammaticale indica più istanze di voce passiva o che usi spesso le virgole in modo errato.
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Fai esercizi in un libro di grammatica per padroneggiare i tuoi schemi di errore grammaticali e di punteggiatura.
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Sviluppa l’abitudine di correggere le bozze ad alta voce e rileggere sempre le bozze su supporto cartaceo. La correzione di bozze ad alta voce su supporto cartaceo ti consentirà di cogliere molti errori che altrimenti i tuoi occhi potrebbero perdere.
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Chiedi a un collega di leggere le tue bozze finali. Spesso un altro paio di occhi individueranno errori, informazioni mancanti e incongruenze logiche.
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Chiedi a un collega o al tuo supervisore quale, se del caso, lo stile preferisce la tua azienda. Molti potrebbero desiderare che tu usi lo stile dell’Associated Press per i comunicati stampa, ma non si preoccuperanno dello stile che usi internamente, purché tu sia chiaro, conciso e professionale.
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Acquista o stampa una copia delle linee guida di stile appropriate e studialo. Chiedi a qualcuno al lavoro di indicare quali parti meritano particolare attenzione. Potresti notare un approccio diverso all’uso delle virgole in un elenco o altre piccole differenze che saranno importanti per la tua azienda, se aderisce a un particolare manuale di stile.
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Fai i compiti prima di scrivere qualsiasi cosa. Oltre a comprendere lo scopo e il pubblico del pezzo, è necessario comprendere appieno il materiale, anche se ciò richiede una ricerca.