La reception è spesso il punto di primo contatto con un potenziale cliente quando entra nella tua sede di attività. L’area della reception dovrebbe creare un’immagine positiva per la tua azienda ed essere visivamente accattivante. Deve anche essere un luogo funzionale per il tuo receptionist per svolgere i compiti quotidiani del lavoro. Una reception ben pianificata non solo sarà più invitante e attraente per i clienti, ma aiuterà anche le tue operazioni quotidiane a svolgersi più agevolmente.
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Acquista o costruisci una scrivania per la reception della tua piccola impresa. Tenere presente la necessità di fornire funzionalità e di fare una buona prima impressione sui clienti quando si sceglie uno stile di scrivania. Considera anche una scrivania con pannelli per nascondere il lavoro del tuo receptionist poiché anche il progetto della persona più ordinata può sembrare disordinato prima che sia finito.
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Posiziona la scrivania nell’area della reception in modo che sia rivolta verso la porta d’ingresso e chi entra nell’ufficio possa vedere il tuo addetto alla reception. Non solo sarà in grado di salutare ogni cliente con un sorriso, ma eviterai il problema che i clienti se ne vadano perché l’ufficio sembra vuoto.
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Sistema l’attrezzatura che il tuo addetto alla reception userà su e intorno alla scrivania. Questo spesso include un computer, un telefono, un fax / fotocopiatrice, penne, carta e altre forniture per ufficio. L’idea è che tutto ciò di cui ha bisogno sia a portata di mano. Inoltre, scegli una sedia comoda per il tuo receptionist; sarà più propenso a sorridere se la schiena non gli fa male da una sedia scomoda.
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Riempi la parte superiore e anteriore della scrivania con biglietti da visita e documentazione sulla tua azienda o settore. La letteratura manterrà i tuoi clienti coinvolti e informati nel caso in cui debbano aspettare per incontrarti. La lettura della letteratura aiuterà anche a rispondere ad alcune domande che potrebbero avere, dandoti tempo per discutere di altri argomenti.