Le società senza scopo di lucro, come tutte le società, agiscono tramite il loro consiglio di amministrazione, funzionari e altri rappresentanti autorizzati. Poiché il consiglio di amministrazione è responsabile della direzione generale e del processo decisionale della società, è importante documentare le decisioni del consiglio per iscritto. Una delibera aziendale è il documento comunemente utilizzato a questo scopo. La risoluzione viene generalmente redatta dopo una riunione e il voto degli amministratori su una questione importante per la società.
Formato risoluzione di base
La redazione di una delibera aziendale non richiede l’adesione a leggi specifiche o regole di formato. Una delibera può assumere qualsiasi forma purché serva al suo scopo, vale a dire purché identifichi chiaramente l’azione societaria approvata dal consiglio. Nella maggior parte dei casi, una risoluzione di una pagina è sufficiente per includere tutte le informazioni necessarie. Alcune informazioni di base che una risoluzione dovrebbe includere è il nome della società; la data della riunione consiliare in cui la delibera è stata approvata; e i nomi dei membri del consiglio che hanno partecipato alla riunione, o una dichiarazione che tutti i membri del consiglio o un quorum erano presenti. La delibera dovrebbe includere anche una dichiarazione che la certifichi o la autentichi come valida e rechi la firma del presidente del consiglio o di un altro funzionario aziendale, come il presidente o il segretario.
Oggetto della risoluzione
Il cuore della risoluzione è l’azione della società approvata dal consiglio. Ad esempio, una risoluzione viene in genere preparata quando il consiglio approva la firma di un contratto importante con un nuovo cliente o fornitore. Le risoluzioni sono spesso utilizzate anche per approvare l’apertura, la chiusura o il trasferimento di conti bancari. Durante la stesura dell’argomento della risoluzione, devono essere utilizzati nomi, luoghi e date specifici in modo appropriato per identificare chiaramente l’azione approvata dal consiglio. Nel caso di un contratto approvato o altro documento, può essere prudente allegare alla delibera una copia del documento. Sebbene una risoluzione possa includere un numero qualsiasi di decisioni del consiglio, per la maggior parte delle situazioni la risoluzione dovrebbe essere limitata alle decisioni che affrontano un solo problema. La ragione di ciò è che le copie delle risoluzioni del consiglio vengono spesso fornite a società o individui con cui la società sta facendo affari per dimostrare l’approvazione del consiglio per l’azione aziendale. Se la risoluzione include decisioni su azioni non correlate, fornire una copia della risoluzione a una terza parte divulgherà inutilmente informazioni riservate non pubbliche a tali parti.
Risoluzioni modello delle agenzie governative
Le società senza scopo di lucro trattano spesso con le agenzie governative su questioni di interesse pubblico, che possono comportare la richiesta di sovvenzioni, prestiti o altre approvazioni governative. In molte situazioni, l’agenzia governativa richiede una risoluzione aziendale per verificare l’approvazione del consiglio per presentare la domanda del governo. In alcuni casi, l’agenzia governativa può persino richiedere che la lingua specifica sia inclusa nella risoluzione aziendale. Non è raro che l’agenzia governativa fornisca alla società senza scopo di lucro un modello di risoluzione che definisce il linguaggio richiesto. La stesura di una risoluzione in questa situazione dovrebbe essere eseguita utilizzando la risoluzione modello.
altre considerazioni
Una società senza scopo di lucro è costituita secondo la legge dello stato in cui svolgerà le sue attività. Alcuni stati richiedono alle società senza scopo di lucro di adottare risoluzioni se si impegnano in determinate attività. Ad esempio, la sezione 22.251 (d) del Texas Business Organization Code richiede che ogni società senza scopo di lucro che abbia membri adotti una risoluzione specifica se la società è parte di una fusione. Quando si redige una risoluzione per conformarsi a uno statuto, la delibera dovrebbe fare specifico riferimento allo statuto e dichiarare che la delibera del consiglio è intesa a rispettare lo statuto.