I reparti delle risorse umane sono incaricati di numerosi requisiti di documentazione. Dai moduli di richiesta ai moduli fiscali ai moduli di beneficio, il dipartimento delle risorse umane deve tenere traccia di tutto ciò che riguarda l’occupazione di ciascun membro del personale. Anche una piccola impresa può essere sopraffatta dalle scartoffie generate da un dipartimento delle risorse umane. In questi giorni di crescente consapevolezza delle pratiche aziendali verdi – per non parlare delle spese legate al mantenimento di così tante scartoffie – le aziende sono sempre più alla ricerca di modi per cavarsela con meno carta.
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Elenca quali documenti sono essenziali per le operazioni. Identificare i moduli e le registrazioni che sono legalmente richiesti da vari organismi di regolamentazione come l’Internal Revenue Service, le autorità sanitarie locali e le agenzie assicurative. Verificare se è necessario conservare copie cartacee di questi record o se l’organizzazione accetterà record elettronici. Passa ai moduli elettronici quando consentito.
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Elimina tutti i documenti duplicati e combina i fogli delle firme ove possibile. Ad esempio, chiedere ai dipendenti di firmare un singolo foglio in cui si dichiara di aver letto il manuale del dipendente, una politica sulle molestie sessuali e un codice etico anziché fogli separati per ogni documento.
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Crea firme elettroniche sicure per tutti i dipendenti. Incoraggiare i dipendenti a utilizzare questa firma elettronica per firmare documenti relativi alle risorse umane come manuali per i dipendenti, accordi di non concorrenza e politiche etiche.
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Acquista un software che ti consenta di consolidare i rapporti e consegnarli elettronicamente. Crea documenti elettronici per la rendicontazione del foglio presenze, le richieste di permessi, i fogli di cambio di stato del lavoro o qualsiasi altro documento utilizzato dai dipendenti o dalla direzione.