Se sei un appaltatore, devi conoscere la struttura aziendale dei tuoi subappaltatori per evitare di avere problemi con l’Internal Revenue Service. L’IRS richiede che tu invii a tutti gli appaltatori indipendenti che eseguono lavori per te un modulo 1099-MISC se li paghi almeno $ 600 in un anno solare. Se l’appaltatore è incorporato, questa clausola non si applica. Chiedere ai subappaltatori di compilare un modulo W-9 per garantire la conformità alle normative fiscali.
Che cos’è un subappaltatore
L’IRS prende in considerazione tre fattori per determinare se un lavoratore è un subappaltatore o un dipendente: controllo comportamentale, controllo finanziario e rapporto con il lavoratore. Per determinare il suo stato, l’IRS vuole sapere se fornisci formazione e istruzione al tuo subappaltatore, paghi per i suoi materiali e strumenti e fornisci vantaggi o hai un contratto scritto. Sebbene nessun singolo articolo effettui la determinazione, una combinazione di più articoli potrebbe indicare che il subappaltatore è effettivamente un dipendente. Se verifichi che il tuo subappaltatore è incorporato, è meno probabile che l’IRS lo dichiari un dipendente.
Modulo W-9
Dopo che il tuo subappaltatore ha restituito il modulo W-9, ispezionalo per determinare se opera come persona fisica, società C, società S, società di persone o società a responsabilità limitata o LLC. Cerca il suo numero di identificazione del datore di lavoro invece del suo numero di previdenza sociale. Secondo l’IRS, una società deve utilizzare il proprio EIN, non il numero di previdenza sociale del proprietario, a fini fiscali. Conserva una copia del modulo per i tuoi file, anche se non devi inviarne una copia all’IRS. Se il subappaltatore non è incorporato e devi inviarle un 1099-MISC, devi inviarne uno anche all’IRS.
Convalida
Nella maggior parte degli stati, il segretario di stato conserva tutti i registri aziendali, inclusi gli articoli costitutivi. Confermare con il subappaltatore che dichiara di aver incorporato e utilizzare il database online disponibile sulla maggior parte dei siti web statali per verificare le informazioni del subappaltatore. Se il database dello stato non è disponibile online, chiama o scrivi all’ufficio per verificare le informazioni del subappaltatore. La legge non lo richiede, ma se l’IRS determina che il subappaltatore era un dipendente, uno stato verificato mostra che avevi una scusa ragionevole per trattarlo come un subappaltatore e ti solleva dall’obbligo di pagare le sue tasse di lavoro.
Considerazioni
Stati come il Minnesota richiedono agli appaltatori di pagare un’assicurazione di risarcimento dei lavoratori sui loro subappaltatori se non hanno la propria. Chiedi ai tuoi subappaltatori se hanno le loro politiche. Se il subappaltatore ha dipendenti, è tenuta a disporre di una propria copertura. Chiedi a qualsiasi subappaltatore di fornire un certificato di copertura o segui i passaggi nel tuo stato per garantire la copertura per il subappaltatore e i suoi dipendenti. Supponendo che un subappaltatore abbia la copertura della retribuzione del lavoratore solo perché è incorporato può lasciare a rischio le finanze della tua azienda. Non garantire la copertura potrebbe renderti responsabile delle cure mediche e del mancato guadagno se il subappaltatore oi suoi dipendenti si feriscono in uno dei tuoi lavori.