Scrivere uno schema di attività di policy e procedure non è in cima alla lista dei desideri di tutti perché la creazione di istruzioni dettagliate è noiosa. Per avere successo in questo sforzo, devi essere disposto a impegnarti nell’analisi dei compiti e seguire un semplice modello per scrivere le istruzioni per il compito. La struttura potrebbe non includere tutti i passaggi di un’attività, ma dovrebbe includere i passaggi principali. Il tuo obiettivo è rendere lo schema facile da seguire per gli utenti, il che significa che devi definire il tuo pubblico prima di scrivere lo schema.
Considerazioni
Distinguere tra il significato di “politica” e “procedura”. Una politica è una frase, un paragrafo o un gruppo di paragrafi che definisce una regola o spiega la posizione ufficiale di un’organizzazione su una questione che interessa più lavoratori. Una buona politica spiega anche perché è importante per i membri dell’organizzazione. La procedura spiega come viene implementata la regola o la posizione dell’organizzazione. Una politica può non avere procedure correlate, ma molte procedure possono rientrare nella stessa politica. Affinché gli utenti comprendano la struttura dell’attività della politica, definiscano termini non familiari e facciano riferimenti alle procedure correlate.
Formato e sostanza
Progetta un formato autonomo per la struttura dell’attività o segui un modello o una serie di linee guida pubblicate dalla tua organizzazione. Dopo aver ottenuto un formato, sei pronto per analizzare l’attività. Svolgi il compito da solo o osserva qualcun altro che lo svolge, possibilmente più volte. Analizza l’attività. Identificare i passaggi principali del processo e valutare se gli utenti devono prendere decisioni mentre seguono la sequenza dei passaggi nella struttura dell’attività. Ad esempio, durante la confezione regalo di una scatola, un utente potrebbe decidere in anticipo se le estremità della carta saranno infilate sui lati della scatola o lungo il bordo superiore o inferiore della scatola.
Lingua
La scelta delle parole in uno schema di attività è cruciale. Identifica chi leggerà la struttura del compito e il livello di formazione ed esperienza che hanno. Se non hanno esperienza, lo schema deve essere dettagliato. Usa un linguaggio semplice: verbi di azione forte e parole di collegamento. Elimina le parole non necessarie. Ad esempio, dire a un utente di “avvolgere la confezione regalo di cartone allineando entrambe le estremità della carta da imballaggio lungo la linea verticale di simmetria lungo il bordo inferiore della scatola” è prolisso e confuso. L’espressione migliore è “Posiziona la carta regalo a faccia in giù su una superficie piana. Posiziona la confezione regalo al centro della carta regalo, con il bordo inferiore rivolto verso l’alto. Piega la carta regalo su entrambi i lati della scatola in modo che entrambi i bordi siano allineati al centro. ” Evita aggettivi che non esaltano il significato e termini tecnici come “linea verticale di simmetria”. Ad esempio, se scrivi “carta regalo” o “carta da regalo” invece di “carta da regalo”, gli utenti dovrebbero capire il tuo significato.
Stile
Gli elenchi puntati e numerati sono facili da seguire. Prova questi altri suggerimenti per rendere più utile la struttura dell’attività. Innanzitutto, mantieni ogni elemento nell’elenco il più breve possibile, ad esempio una o due frasi lunghe. In secondo luogo, visualizzare l’implementazione della procedura. Mira alla coerenza, in modo che più utenti possano seguire lo schema ed eseguire l’attività allo stesso modo. Infine, consenti ai lettori di rivedere lo schema dell’attività e cercare un linguaggio poco chiaro e parole non necessarie. Chiedi ai revisori di provare i passaggi della struttura e vedere se riescono a seguirli facilmente dall’inizio alla fine. Dopo aver risolto gli eventuali problemi identificati dai revisori, la struttura dell’attività è pronta per il manuale delle politiche e delle procedure e per la formazione dei dipendenti.