Le aziende istituiscono codici di abbigliamento per una serie di motivi, tra cui una maggiore professionalità e per ridurre al minimo le distrazioni. Il promemoria dell’ufficio che introduce un codice di abbigliamento nuovo o diverso dovrebbe essere chiaro su come i datori di lavoro si aspettano che i dipendenti si vestano, pur mantenendo un atteggiamento positivo educato. I supervisori o il personale delle risorse umane devono scrivere il promemoria utilizzando il formato del promemoria appropriato e le tecniche di messaggio informativo.
Impostazione della politica
La maggior parte delle aziende spiega la politica del codice di abbigliamento nei manuali dei dipendenti o in altri tipi di nuovi dipendenti e materiale di orientamento. I promemoria che contengono informazioni sul codice di abbigliamento possono ricordare ai dipendenti di aderire alla politica del codice di abbigliamento. Qualsiasi promemoria che altera o crea un codice di abbigliamento sarebbe probabilmente seguito da un cambiamento di politica ufficiale annotato nel manuale dei dipendenti o nel codice di condotta aziendale ufficiale.
Formato memo
I promemoria sono più brevi e più informali della normale lettera commerciale. Di solito sono una pagina o non più di circa 250 parole. La maggior parte dei promemoria omette saluti, chiusure e trattini di paragrafo. I promemoria includono righe dell’oggetto che indicano l’argomento del promemoria, ad esempio “Nuovo codice di abbigliamento” o “Cambio di codice di abbigliamento”. Il memo può anche elencare la data e l’ora del suo invio sotto o di fronte alla riga dell’oggetto. La maggior parte dei promemoria include le iniziali dello scrittore, o occasionalmente una firma, in fondo alla pagina.
Creazione di messaggi informativi
L’obiettivo principale della scrittura di un promemoria sul codice di abbigliamento è informare brevemente il personale di una nuova politica sul codice di abbigliamento o di modifiche all’attuale codice di abbigliamento. Gli autori di promemoria del codice di abbigliamento dovrebbero utilizzare la composizione standard del messaggio informativo. Gli autori dovrebbero includere un riepilogo dei punti chiave nel primo paragrafo, i dettagli del codice di abbigliamento, le ragioni alla base della politica, qualsiasi potenziale situazione di codice di abbigliamento negativo e una conclusione positiva e lungimirante. Chi scrive dovrebbe assicurarsi che il messaggio mantenga e crei buona volontà.
Mantenimento dell’avviamento
La buona volontà nei messaggi è uno sforzo importante che dimostra attenzione e apprezzamento per i dipendenti. L’avviamento è particolarmente importante nei promemoria informativi che possono sembrare negativi ad alcuni dipendenti. I dipendenti a cui non piacciono i codici di abbigliamento o che non vogliono conformarsi al codice di abbigliamento possono apprezzare i vantaggi della politica elencati dopo ogni istanza di nuove normative. I dipendenti tendono a ricevere meglio le informazioni sui nuovi codici quando comprendono le ragioni alla base dei cambiamenti di politica.