Gli eventi si muovono abbastanza velocemente nelle operazioni quotidiane della tua azienda. Un modo per mantenere gli sforzi del tuo team concentrati in una direzione comune è attraverso l’uso di rapporti sulle attività aziendali. Questi rapporti ti consentono di sapere come si comportano gli indicatori chiave per la tua azienda, aiutandoti a prendere decisioni informate.
Le informazioni chiave
Scrivere di tutto ciò che accade nella tua giornata media porterà il riepilogo della tua attività e la tua produttività a un punto morto. Considera quali informazioni sono importanti per gli altri nella tua azienda. Assumere un nuovo paesaggista per l’ufficio probabilmente non è cruciale per il personale di vendita, ma segnalare un grosso ordine da un nuovo cliente sarà notevole per tutti. Se lavori nel settore manifatturiero, l’efficienza della produzione può essere un’informazione preziosa da includere nel riepilogo dell’attività.
Tieni a mente il tuo pubblico
Scrivere un riepilogo dell’attività per gli azionisti coprirà punti diversi rispetto a un riepilogo per i tecnici sul campo. Se il tuo riepilogo è destinato a un pubblico misto, prendi in considerazione un formato che utilizzi sezioni per rivolgersi a ciascun dipartimento. Oltre al contenuto, la lingua dovrebbe essere appropriata per il lettore. Un riepilogo delle attività per un’azienda high-tech può, ad esempio, includere più gergo informatico di un riepilogo destinato sia all’ufficio che allo stabilimento di un’azienda manifatturiera.
Pensa come un giornalista
Un riepilogo dell’attività aziendale riporta i fatti delle operazioni aziendali. Rimanere obiettivo può essere difficile quando sei immerso nell’azione, quindi cerca di mantenere il tuo rapporto basato sulle cinque W: chi, cosa, dove, quando e perché. Sebbene il “come” sia spesso incluso alla fine di tale elenco, potrebbe essere un’informazione inutile in un riepilogo dell’attività. Pensare al tuo riassunto come a un documento storico, ai giorni della tua piccola impresa, può mantenere la tua scrittura centrata.
Fornisci le tue informazioni in modo efficiente
Usa frasi e paragrafi brevi. La lettura di un rapporto sottrae tempo agli altri compiti di un lavoratore, quindi i tuoi sforzi per mantenere concentrato il riepilogo delle attività supportano il tuo personale. Allo stesso modo, la creazione di rapporti è un momento fuori dalla tua giornata. Utilizza modelli di elaboratore di testi quando crei riepiloghi di attività regolari da leggere come rapporti aziendali. Considera i moduli se riassumi regolarmente gli stessi dati. Ad esempio, la compilazione di caselle denominate “Fatturato di vendita settimanale” e “Unità medie per ora” richiede meno tempo rispetto alla scrittura di una o due frasi per ogni report.