Un sistema di gestione della qualità è un processo formale utilizzato per esaminare le operazioni, i prodotti e i servizi di un’azienda per identificare le aree di potenziale miglioramento della qualità. Una gestione efficace della qualità è un processo rigoroso e iterativo che può aumentare continuamente la qualità e il valore economico dei tuoi prodotti, migliorando al contempo l’esperienza dei tuoi clienti. La creazione di un sistema di gestione della qualità richiede il contributo dei dipendenti a tutti i livelli di un’organizzazione e un fermo impegno al cambiamento e al miglioramento.
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Crea una struttura completa del tuo modello di business e dei diagrammi di flusso dei processi per tutte le attività produttive della tua azienda. Sii molto accurato in questo passaggio. L’identificazione di ogni processo produttivo nella tua organizzazione servirà da guida per identificare le aree di miglioramento necessario.
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Scrivi una descrizione completa dei tuoi prodotti e servizi, nonché delle offerte dei tuoi concorrenti. Includere specifiche tecniche o disegni, se necessario. Poni l’accento sugli aspetti dei tuoi prodotti e servizi che li distinguono dalla concorrenza o che sono apprezzati dai tuoi clienti.
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Chiedi ai tuoi dipendenti di scrivere narrazioni dettagliate che descrivono le loro responsabilità lavorative e come svolgono esattamente le loro mansioni. Chiedete loro di creare un elenco di tutti gli strumenti che utilizzano, nonché un elenco di strumenti che ritengono li aiuterebbero a svolgere il loro lavoro in modo più efficace. Scrivi un riepilogo di queste narrazioni per ogni ruolo professionale e abbina il riepilogo alle descrizioni del processo.
Ricevi feedback da dipendenti, supervisori e manager di alto livello per identificare le aree di miglioramento necessario anche in tutti i tuoi processi aziendali.
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Chiedi ai clienti attuali di valutare le loro esperienze con la tua attività e abbina il loro feedback a processi specifici per ottenere una visione più approfondita delle potenziali aree problematiche. A questo punto, dovresti avere una raccolta di informazioni su ciascuna area delle tue operazioni da tre punti di vista distinti: il tuo e quello del tuo team esecutivo, dei tuoi dipendenti e dei tuoi clienti.
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Identifica le aree di miglioramento necessario o potenziale in tutta l’organizzazione esaminando le informazioni raccolte nei passaggi precedenti. Esempi di potenziali aree di miglioramento includono sprechi sulla linea di produzione, resi eccessivi di prodotti, livelli di spesa, tempi di inattività nei processi in più fasi, attività senza valore aggiunto e frequenti reclami dei clienti.
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Creare piani per affrontare ogni area di preoccupazione identificata durante il processo e iniziare la fase di implementazione. Affronta un’area problematica alla volta per assicurarti che la massima attenzione del tuo team sia concentrata su un singolo problema. Comunica chiaramente i tuoi piani e le fasi di implementazione del cambiamento in tutta l’organizzazione e assicurati che tutti i dipendenti conoscano il loro ruolo nel portare l’organizzazione in linea con gli obiettivi di miglioramento della qualità.